“放管服”背景下高校政府采购档案管理探析

　　【摘要】随着政府采购“放管服”改革力度的不断加大，高校政府采购档案管理工作面临新形势。高校政府采购档案作为高校政府采购工作的重要组成部分，是事中监管及事后追溯的主要依据。本文分析了目前高校政府采购档案管理工作的现状，并就如何提高高校政府采购档案管理水平提出相关对策和实施建议。

　　【关键词】放管服;政府采购;档案管理;高校

　　2015年5月，“放管服”在全国推进简政放权放管结合职能转变工作电视电话会议中被正式提出，即简政放权、放管结合、优化服务。此后，我国政府采购“放管服”改革不断推进，逐步放权于采购人并强化采购人的主体责任，各省市自治区都相继提高了政府采购限额标准和公开招标限额标准。2016年7月，中共中央办公厅、国务院办公厅发布《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》，提出“中央高校、科研院所可自行采购科研仪器设备”;2019年9月，教育部发布《中共教育部党组关于抓好赋予科研管理更大自主权有关文件贯彻落实工作的通知》，要求“用于科研活动的仪器设备、耗材备件以及服务、工程的采购，各高校要根据科研需要，制定具体办法，缩短采购周期，简化采购流程”，高校采购自主权不断扩大。

　　“放管服”改革的本质并不是放任不管，而是要放得下、管得住、服得好。高校政府采购档案作为高校政府采购全过程的真实记录，主要包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明等内容，既是事后质疑与投诉的主要凭证，又是后续相似项目采购工作高质高效开展的参考依据，是“管”和“服”的有力支撑，其重要性不言而喻。因此，在政府采购“放管服”改革背景下，做好高校政府采购档案管理工作不仅是贯彻落实相关政策文件精神的必然选择，更是进一步规范高校采购行为、保障高校财政资金使用效率的内在要求。

　　高校政府采购档案管理工作的现状与问题分析

　　政府采购法律制度体系自构建以来，不断发展，已逐渐趋于完善，但关于政府采购档案管理缺乏专门立法，仅在《政府采购法》《政府采购法实施条例》《政府采购货物和服务招标投标管理办法》《政府采购非招标采购方式管理办法》等法律规范中出现了少量相关条款，明确了政府采购档案的保管、保存等事宜，且无具体指导方法。相对于政府采购管理工作，政府采购档案管理相对滞后，存在一些弊端与不足，亟需对其进行改进。高校政府采购档案管理工作也不例外，既有政府采购档案管理工作的共性问题;并且由于其复杂性及特殊性，还存在一些个性问题。

　　制度建设不完善

　　高校在政府采购档案管理制度建设上，存在以下几种情况：

　　①部分高校未制定档案管理制度。

　　②根据《档案法》《高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)等有关法律规章制定了档案管理制度，但具体采购部门未建立本单位的档案管理制度，导致政府采购档案管理工作缺乏针对性。根据调研，截至2020年11月，全国39所985高校采购管理部门门户网站上共公布招标采购相关制度文件370个，但其中涉及档案管理的仅有5个，说明政府采购档案管理并未受到大多数高校的关注。

　　③虽然采购部门建立了专门的政府采购档案管理制度，但并未完全明确档案的收集、归档及借阅的工作要求，制度的指导性和可操作性不强。

　　归档资料不完整

　　高校政府采购档案应当包括前期需求论证、中期采购过程记录及后期履约验收等内容，但在实践中，归档资料不完整的现象时常发生，可能有如下两点原因：

　　①与其他政府采购活动最大的不同是，在高校政府采购活动中，科研相关设备、服务及工程占了很高的比例。而科研项目由于其专业性及复杂性，往往涉及多个职能部门，由各个部门共同完成。各部门之间缺乏有效的沟通与协调，导致各部门只收集本部门相关内容，造成重复归档或者资料缺失等情况的发生。

　　②部分政府采购项目耗时较长，例如有些服务项目一签三年，项目资料无法在同年度及时归档，后续产生的文档资料由于人员变动、部门沟通等原因未进行收集，导致归档资料不齐全、不完整。

　　档案管理相关人员不专业

　　高校政府采购涉及的品目繁多，相应的采购方式及适用法律法规也多种多样，这就要求档案管理人员不仅需要掌握档案管理业务知识，还需要对政府采购政策法规有一定的认识，必要时还要了解科研、工程等相关学科专业知识。目前很多高校并无明确的专职档案管理员管理政府采购档案，大多数为兼职档案管理员，日常工作繁忙，较少参加相关业务培训，在档案管理工作中常常感到力不从心。

　　同时，校外政府采购代理机构服务人员专业水平参差不齐，移交给高校的政府采购资料质量有高有低。一方面，2014年9月，财政部印发《关于做好政府采购代理机构资格认定行政许可取消后相关政策衔接工作的通知》，正式取消了政府采购代理机构资格认定制度，导致政府采购代理机构数量井喷式增长，从业人员专业化水平参差不齐;另一方面，政府采购代理机构往往服务于多家单位，各高校也委托多个代理机构进行政府采购活动，各单位及各机构对档案管理并无统一的标准。

　　档案管理条件保障不达标

　　《政府采购法》第四十二条规定，采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁，采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。但部分高校并未设立独立的档案保管室，档案摆放杂乱无章;部分高校虽然配备了独立的房间存放文档资料，但未配备档案装具、文件柜、档案柜、密集架、温湿度计、空调、去湿机、消防器材等设备，档案的安全性得不到有效保障。

　　档案信息化建设不先进

　　当今世界已经进入信息时代，各行各业都在全力推进信息化建设工作，网络科技可以为档案管理工作带来极大便利。《档案法》第三十五条规定，档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。高校档案信息化是落实国家相关政策的必然举措，各高校也积极响应号召，大力推近档案信息化建设，并取得了一定的成绩，但由于高校档案信息化建设涉及全校各个职能部门，涉及范围较广，操作难度较大，仍存在管理理念落后、管理模式守旧、建设投入不足等问题。高校政府采购信息化建设也处于起步阶段，相关职能部门各自开发管理运行系统，缺乏统筹设计，档案数据未实现互联互通，导致高校政府采购档案管理信息化建设浮于表面、流于形式。

　　“放管服”背景下优化高校政府采购档案管理工作的对策

　　建立长效制度机制，全面夯实高校政府采购档案管理工作基础

　　依法建档是规范档案管理工作的重要原则，制度管档是规范档案管理的核心问题，完善的规章制度是保障高校政府采购档案管理工作正常运行的前提和基础。高校应依据《档案法》《高等学校档案管理办法》《政府采购法》等国家有关法律法规和政策文件，结合高校政府采购工作实际，认真贯彻执行政府采购档案管理制度;深入政府采购档案管理工作细节，制定政府采购档案收集整理、立卷归档、保管借阅及销毁等标准化工作流程，切实做到所有环节都有法可依，有章可循;不断完善政府采购档案管理机制，切实提高其可行性及科学性，满足新形势下政府采购档案管理工作需求。

　　推进档案信息化建设，全面提高高校政府采购档案管理工作效率

　　“互联网+”政府采购模式已经改变了传统的政府采购模式，这是政府领域中电子商务的扩展，有助于建立公平的采购市场，进一步提高政府采购效率;《档案法》也新增了专章“档案信息化建设”。将基于“互联网+”模式的信息化建设应用到高校政府采购档案管理工作中，不仅是对国家政策的有效落实，也是提高整体服务水平的必然选择。高校应根据政策要求，加大投入力度、分析档案管理现状、更新管理模式、构建并完善档案管理信息系统;进行整体规划、做好顶层设计、打造“全校一张网”、联通政府采购相关职能部门，避免信息资源碎片化，防止产生“信息孤岛”。

　　落实档案保管要求，全面强化高校政府采购档案管理工作保障

　　尽管高校政府采购信息化已成为主流趋势，但目前在电子文档的使用、管理中还存在很多不足，纸质档案的重要性仍不可忽略。高校应做好政府采购管理工作的硬件建设，规划独立的档案保管房间，并配备档案柜、去湿机、消防器材等专业设备，严格按照要求摆放档案，防止纸质档案的生虫及霉变等现象的发生。

　　打造专业人才队伍，全面加强高校政府采购档案管理工作支撑

　　硬实力、软实力，归根结底要靠人才实力。在高校政府采购档案管理工作中，档案管理人员同样发挥着重要的作用。高校应高度重视政府采购档案工作，明确专职/兼职档案管理员，支持档案管理员参加档案管理、政府采购、信息技术等相关课程培训，为档案管理员的工作创造必要的条件，确保档案管理员具有扎实的业务能力、良好的职业道德以及较强的档案安全保密意识;建立考核机制，规范政府采购代理机构管理工作，保障政府采购代理机构从业人员具有较高的专业化水平。

　　结语

　　综上所述，在政府采购“放管服”改革背景下，高效、科学、规范的高校政府采购档案管理十分必要。高校应站在新的高度和起点，分析当下所面临的主要问题和主要矛盾，结合自身管理模式，通过逐步建立长效制度机制、大力推进档案信息化建设、科学落实档案保管要求、着力打造专业人才队伍等方式，切实提高政府采购档案管理工作的效率和质量。

　　基金项目：本项目受中央高校基本科研业务费专项资金资助，是南京大学2021年科技战略与管理研究项目《中央高校科研仪器设备政府采购绩效评价体系研究》阶段性成果(项目编号0418-14380005)。

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