供应链订单结算数智化实现方法研究

　　【摘要】中国移动通信集团某公司在供应链系统协同方面，已经实现与供应商采购、下单、物流等业务环节的高效协同和信息共享，但在供应商结算付款方面仍存在手段传统、效率不高等情况，影响了供应链协同效果。本文对该公司现状与问题进行了分析，提出通过供应链订单结算场景标准化、流程电子化、单据无纸化、审核智能化等四大举措的思路和方法，将IPA(智能化流程机器人)等新技术运用于供应链付款结算流程，搭建订单结算全流程数智化机器人，增强供应链系统整体效能。

　　【关键词】供应链;订单结算;数智化;实现方法

　　国家“十四五”规划提出，加快数字化发展，建设数字中国，全力推动企业数字化转型。近年来，区块链、大数据、IPA(智能化流程机器人)、AI(人工智能)、OCR(文字识别)等信息技术发展迅猛，越来越多的新技术运用到供应链领域，推动供应链管理能力不断增强。

　　中国移动通信集团在“十四五”发展规划指出，要推动数智化技术在生产运营全领域全环节的应用，加强精益化管理，助力企业提质增效。中国移动通信集团某公司(以下简称“公司”)积极响应集团发展战略，经过多年的建设和管理提升，在供应商协同生态建设方面，提高供应链信息化水平，系统实现了与供应商采购、下单、物流等业务环节的高效协同、信息共享，但在供应商结算付款方面仍存诸多管理难点和痛点，影响了供应链协同效率和效果，亟需尽快疏通堵点，进一步增强协同效能。

　　现状与问题

　　目前公司供应链协同方面，尤其是在合同订单结算和付款环节仍然存在一些问题，主要表现为报账机制优化不足、报账资源存在浪费情况以及报账付款流程过度依赖人工操作，结算付款效率较低，影响了供应链协同整体效果。

　　结算场景标准化不足。订单结算相关的合同付款条款格式化、结构化不足，报账所需资料清单未实现标准化，报账付款电子化和自动化基础薄弱。

　　结算流程电子化不够。公司建有供应商协同门户，但报账交互在线化程度不足。尚未实现需求、采购、供应、使用全流程系统贯通，系统间数据共享能力不足，存在无法实时在线对账、资金支付预算难控制等问题。

　　结算资料管理手段原始。各合同条款中对各结算资料的要求未进行体系化规整结算资料以纸质为主，整体运作成本高且效率低，电子签章、电子签名、电子发票、IPA等新技术和新应用使用不充分。

　　结算审核智能化低。公司报账系统与合同系统尚未打通接口，报账流程各环节审核人员无法实时、高效地获取合同结算条款信息，结算资料完整性、真实性审核主要依靠人工，费时费力，审核难度大、审核强度高，影响报账单据的审核质量。

　　思路与方法

　　上述问题严重影响了合同及订单的结算和报账工作效率，报账付款周期较长，一定程度上影响了中国移动企业和品牌形象。同时，低效的人工报账模式增加了报账双方的沟通成本和管理成本，加大了社会总交易成本，供应链总体效能受限，亟待通过数字化和智慧化的方式解决，达到提速增效的目的。

　　在对公司现有供应链系统(SCM)、电子招标采购系统(ES)、计划建设管理系统(PMS)、ERP系统、合同管理系统、报账系统等相关系统流程和功能进行全面评估，以及对存在的短板痛点认真分析的基础上，公司供应链管理部门提出构建基于IPA技术的供应链订单结算智能化的总体目标，打造供应链订单结算全流程数智化机器人，推动订单结算由人工向全流程数字化和智能化模式转变。基于供应商采购订单结算付款场景，梳理和整合供应链、报账、ERP、合同、PMS等系统流程与数据，运用区块链、IPA、电子印章、增值税电子发票管理等技术，通过供应链订单结算场景标准化、流程电子化、单据无纸化、审核智能化等四大举措，打造供应链订单结算全流程数智化机器人，增强供应链系统整体效能。如图1所示。

图1 总体思路

　　场景标准化

　　影响订单报账最根本的原因之一是合同付款条款标准化程度不高，不利于系统自动处理。故此，首先要优化合同条款，提出结构化订单结算的要求，梳理各类订单的付款场景，明确各类场景订单常规结算流程和特殊结算场景的处理方式，通过场景策略固化和系统功能支撑，在防范支付风险的基础上，实现付款全流程在线化，缩短付款周期。

　　1.构建付款场景样本库。按照工程、货物和服务等不同的合同类型，从付款类型、付款条件、付款比例、付款资料要求等进行标准场景梳理，搭建订单付款场景样本库。对近三年共计约600余份合同的付款类型进行了整理和分析，梳理出28种典型付款场景，形成了付款场景样本库。如图2所示。

       2.付款要素系统结构化。在付款场景梳理成果的基础上，提取各类付款要素，包括付款方式、付款比例、报账条件、付款资料、付款资料触发条件、履约金缴退条件和方式等，将合同付款要素结构化，开发合同付款要素结构化工具，为后续订单结算全流程电子化打下基础。

　　具体实施流程如下：管理员维护各类场景合同付款模板 -> 将合同付款条款本文导入 -> 管理员随机或指定整理人 -> 整理人比对付款要素 -> 保存合同付款要素。如若发现无适合模板，支持通知管理员新增模板。

　　3.合同结算标准化。按照新签合同、存量合同分类制定处理方案，逐个匹配合同结算场景，特殊结算形式的合同暂时不做标准化处理，按照原有流程执行。对于新签订合同结算场景标准化，新增付款要素结构化功能，新签的采购合同在维护采购结果时，要求采购经理明确付款要求，选择相应付款模板，并结构化至系统中。对于存量合同，采用1+1备份梳理和采购经理审核方式，将付款要素信息整理初始化入系统中，确保存量挂账合同均实现付款要求的结构化。

　　合同结算标准化是全流程订单报账数智化的基础工作，存量合同分两个阶段进行梳理，将开展梳理工作的第一天设为D日。第一阶段：提取截止D日前存量已列账合同开展梳理工作。第二阶段：提取D日至上线当天的存量合同，确保一阶段梳理后增量新增的合同结构化的全覆盖。

　　单据无纸化

　　公司目前结算资料管理手段较为原始，各类单据资料多以纸质为主，电子签章等新技术暂未开始应用，报账单据无纸化要求迫在眉睫。拟通过资料整合规范化、资料流程线上化、推进电子签章全面应用等举措进行改善。

　　1.资料整合规范化。协同合同业务相关方，对付款资料整合、分类，明确各类付款资料命名规范、责任部门、提供方式、出具条件、签章要求等，做到各类付款资料规范、合规、便捷、高效开具。根据业务需求，制定一套文件命名规则，形成标准统一的文件类型名称库;根据各阶段报账所需材料，对材料模板内容、格式等进行研究、确认，最终形成面向各个环节应用的标准化模板。以各部门职责为依据，对报账所需的标准化模板进行职责界定，构建模板管理权责矩阵，确保责任清晰化。如图3所示。

       目前除到货证明、采购订单外，其他付款资料均为线下出具、纸质文档，没有合规、闭环的复核体系，存在合规和审计风险，同时也是全面在线化的拦路虎，须投入精力加以解决。通过类别规整，对内外部资料分阶段进行流程在线化梳理，推进标准资料全面在线化。

　　2.资料流程线上化。明确现已具备在线条件的各类付款资料的电子化实施方案，通过付款资料系统流程在线化，彻底解决付款资料来源不统一、格式不规范、审核有风险等问题。协同法务部门，推进全省各级组织、各供应商的电子签章认证，实现各类结算资料由纸质单据为主向电子单据为主的“无纸化”转变，推动报账付款资料绿色、环保、节能、高效。拉通业务全流程，从阶段维度梳理目前付款资料类别，明确资料来源、资料开具部门和单位，推进付款资料在线化。

　　针对企业内部资料，与资料开具单位规范资料系统生成流程及规范。针对外部资料，推动供应商进行业务线上协同，通过信息化流程驱动供应商付款资料在线化，如付款申请单、电子发票等。

　　3.推进电子签章全面应用。协同法务部门，推进全省各级组织、各供应商的电子签章认证，实现各类报账依据性资料由纸质单据为主向电子单据为主的“无纸化”转变，推动报账付款资料绿色、环保、节能、高效。

　　对于报账所需的资料清单仍需手工签字、签章的资料，可通过在全流程结算资料清单中全面应用电子签章、电子签名等新技术，推进公司内部各部门、地市分公司实现电子签章全面应用，提升双方签字、盖章流程效率，提升公司内协同效率。经梳理，可以应用电子签章的单据包括：设备运行稳定报告、终验证明、初验证书、割接上线报告等。上述单据使用电子签章后推送供应商，由供应商办理在线电子签章手续，减少线下人为等待时间，提升双方流程效率。

　　流程电子化

　　基于采购订单结算场景化管理需求，整合供应链系统、报账系统、ERP系统、合同系统、工程建设系统等业务流程和业务数据，充分运用电子印章、电子签名，打造一个供应链订单结算全流程数智化机器人，增强供应商一站式自助报账体验，提升审核准确性和效率。

　　1.在线自动对账。搭建在线对账机器人，依托结构化采购付款条款，基于业务需求与预设规则，自动完成一系列数据查验、汇总、稽核、预警等操作，生成台账、看板或报告，实现全流程自动采集、实时清洗、智能匹配、自动关联、自动对账、风险监测等相关场景应用。建设对账可视化看板，可视化采购订单付款资料准备情况、资金计划申报情况、报账结算付款情况，辅助供应商、采购人员、财务人员高效处理定期查账、对账等工作，提升对账效率，降低操作风险。构建业务风险监控机制，建立关键指标风控库，实现对采购订单执行、付款资料准备、资金计划申报、报账金额申报等异常动态监控预警，实现一站式风险预警，闭环跟进报账全流程合规。形成数据采集与清洗能力，抽取报账系统、ERP、PMS、供应链、电子档案等关联系统数据，基于结构化付款条款，实现业务数据智能匹配、自动关联。

　　2.资金计划智能填报。依托订单结算全流程数智化平台，基于自动对账结果，针对满足结算条件的合同，系统自动触发资金计划填写、协同待办，实现资金计划申报流程由人工输入、人工核验，转化为系统整合数据后自动填单，自动检查。对于在线对账结果，对符合条件的合同实现资金计划申报自动提醒、自动填单，“傻瓜式、自助式”操作体验，降低供应商学习成本，降低运维支撑压力。开展稽核自动化，依据填报策略、预警策略及预设校验规则，通过比对稽核，实现对资金计划填报信息的真实、准确、可靠性校验，预警风险前台化提醒，提高资金计划填报准确性。另外，还可建设一站可视化看板，基于合同维度，提供可视化看板，实现付款条件、付款情况、报账条件等一站可视化看板，并嵌入业务待办、提醒等，助力供应商精准开票。

　　3.一纸清单式自助报账。依托订单结算全流程数智化平台，实现报账申请单由人工输入、人工核验，转化为系统整合数据后自动填单，自动检查，一纸清单式自助报账。基于审定资金计划，实现报账单中的合同、订单、金额等信息、数据的自动填充。

　　通过OCR识别发票真伪，确保金额准确;提供在线开票服务，推进发票电子化。基于结构化付款资料及管控策略，实现各类付款资料自动调取填充，自动输出一纸资料清单，确保报账信息的完整性、准确性、真实性、合规性。实现报账填报智能管控，与负面行为数据衔接，并针对存在负面行为等供应商进行报账管控。

　　建立报账策略管控机制，支持通过合同、月份等方式限制或鼓励供应商报账次数。报账填报时，利用IPA技术，实现报账单、发票、结算材料等信息真实、准确、可靠性稽核，如付款账号与合同签订账户不一致问题、付款资料是否真实有效的问题等。

　　报账全流程进展可视，整合合同订单所有单据，包括资金计划单、报账申请单等，支持一键获取报账全过程流程节点信息，实时呈现进度节点。开发订阅与推送功能，基于合同、订单、报账单等纬度订阅信息，订阅后相关合同、订单、报账单等进展推送主动推送方式通知到用户。

　　4.付款单据电子化档案管理。在结算资料档案电子化管理方面，供应链系统与电子档案系统对接，获取全量报账电子档案，整合报账全流程报告数据，统一纳入本地系统集中管理，实现结算单据档案由“纸质单据为主”向“电子单据为主”“无纸化”转变，促进绿色、节能，可控、可查、不可篡改。还可以配置档号规则，系统可按配置好的编号规则，为电子档案自动生成档号、自动编目，实现结算档案电子化自动管理。开发一键检索查阅功能，由用户自定义索引结构(索引库)、外挂词库、物理跨库及全文目录组配检索配合条目检索及全文检索，同时提供检索结果展示、处理、统计和检索条件管理。

　　在电子档案安全管控方面，用户在调阅文件时，系统支持根据调阅人、调阅时间以及使用目的不同为文档增加不同的动态水印，保护电子文件使用时的安全性，确保报账文件的不可篡改性。日志记录调阅人、调研时间、IP等相关信息实时记录，可查询、审计、分析、追溯。

　　审核智能化

　　建立报账业务规则库和风控预警中心，明确审批关键要素，并针对可能发生的业务风险逐一梳理，建立自动稽核监控服务，在业务执行、单据审批等环节嵌入，实现结算单据由人工查验、人工审核，向系统智能识别、智能审核转变，减少人为参与，提升审核准确性和审核效率。审批关键要素规则库化，结构化报账/资金计划等审批关键要素，建立报账业务规则库和风控预警中心。实现审批智能化，基于审批关键要素，实现由系统自动读取报账资料等数据进行合规性预审，如针对报账申请单增加多重复核校验，针对最大可报账金额情况、发票真实性、资料的完整性等重点信息显示系统校验结果并给与审批建议。

　　实现一键输出报账审批关键风险预警信息，基于一纸清单实现报账资料的审核要点和风险一键输出，审批人仅需针对要点及风险点进行重点审核，提高审核工作的针对性与效率。

　　难点与展望

　　实施供应链全流程订单结算数智化平台的主要难点有以下四个方面：

　　1.协同方面：报账付款流程链条长，公司内部涉及采购、工程建设、财务、法务等部门，外部涉及集团公司、供应商、税务部门等，内外部协同难度高，工作量大。

　　2.流程方面：订单结算全流程数智化的基础是，对报账付款涉及的业务流程进行全面梳理，对各部门、相关角色的职责进行重新定义，需要公司各部门参与，工作协调难度较大。

　　3.数据方面：基础数据不规范，不同类型合同付款要素结构化工作量大。另外，不同订单场景报账模式，所需报账资料差异很大，现有基础数据结构化不足，实施难度大。

　　4.系统方面：涉及的信息化系统接口多，包括供应链系统、投资系统、ERP系统、计划建设管理系统、供应商门户等，开发难度大，且需要多方协同才能顺利开展。

　　全流程订单结算数智化平台建设虽然存在诸多困难，但是对于增强公司供应链管理能力至关重要。订单结算实现在线化、数字化与智能化后，可以大幅度降低付款报账流程各节点人员工作量和工作强度，提高工作效率，在缩短报账付款周期的同时，防范企业业务风险。经测算，订单结算数智化平台上线使用后，可以提高工作效率70%，缩短付款周期50%，报账审核准确率100%，推动公司供应链管理迈上一个新的台阶。同时，预计每年可节约纸张20万张，减少供应商差旅成本约30万元，为践行低碳环保，降低社会交易成本，承担企业社会责任，营造优质的营商环境做出企业应有的贡献。

　　基金项目：中国物流学会课题研究“供应链订单结算全流程数智化研究”(2022CSLKT3—203)