招标代理机构做好项目质量管理的几点建议

　　【摘要】当下，招标代理机构大多已基本建立完善的招标采购内部管理体系，在质量管理方面也建立了行之有效的制度举措。本文以招标代理机构项目质量管理为立足点，从采购与招标工作切入，通过分析招标代理机构内部对招标项目质量管理措施及其价值意义，进而思考招标代理机构对招标采购项目质量管理措施不断完善的路径。

　　【关键词】招标代理机构;质量管理

　　招标代理机构因受到内部和外部环境的影响，必须不断提高其项目质量管理水平、完善管理制度与措施。按照招投标地域范围分类，可分为国际竞争性招标和国内竞争性招标;按照行业分类，可分为能源、汽车、交通、冶金、有色金属、轻工、石油化工、医疗及制药、金融、电子信息及通讯、环保及市政基础设施等;按照资金来源，包括政府采购项目、世行亚行及外贷等;按照招投标三大类别，可分为工程、货物、服务。因此，招标采购项目质量管理工作具有政策性强、专业度高、涉及内容广等特点。

　　招标采购项目质量管理的含义及意义

　　目前国际上广为流行的项目管理知识体系主要是PMBOK，其描述的“项目质量管理”包括把组织的质量政策应用于规划、管理、控制项目和产品质量要求，以满足相关方的期望。代理机构项目质量管理主要是指招标代理机构为了实现自身战略性发展目标而在企业内部制定并执行的项目质量管理措施及方法。项目质量管理广泛应用于各行各业，企业的稳定离不开质量管理与控制，需建立与企业业务特点相符合的内部质量管理制度。

　　在异常激烈的市场竞争中，质量是企业的生命，企业不重视质量，就没有市场，无法生存，更谈不上发展。招标工作是一项政策性、专业性极强的工作，需严格按照程序做好每一步工作。项目质量管理具体体现在每一步招标程序过程中，需认真对待每一个流程，任何一个环节出现错误，都有可能导致招标失败，给业主或代理机构自身带来损失和被质疑、投诉的风险，影响代理机构在行业内的信誉，失去业主的信任，影响口碑和品牌。

　　因此，对任何一个项目的招标过程和项目质量管理过程都应给予足够的重视。在项目质量管理过程中，要认真对待每个项目，保证质量，维护企业品牌，以质量管理的亮点提高品牌影响力，促进整个招标行业的发展。

　　采用PDCA管理模式，实现不同阶段的项目质量管理目标

　　ISO9001是业务质量管理的直接依据。在招标代理相关资质被相继取消的市场环境下，招代理机构若想继续保持其在行业内领跑者的地位，质量管理认证的范围不应局限于招标这一单一领域，应考虑多元化发展，拓展项目管理、造价、监理、外贸等全过程咨询服务范围的质量管理认证。

　　如，招标代理机构项目质量管理工作可实行PDCA管理模式，将日常项目质量管理中发现的问题，进行收集、整理、归纳、总结，分析找出存在质量问题的原因，拟定在某一期限内(如一个月内)，对其中一项质量问题加强质量管理，制定有针对性管理手段的质量管理计划(P，plan)。在实施(D，do)过程中，安排执行质量管理人员按照计划的管理措施认真执行，按周记录该项质量问题的审批情况，每周进行一次上周审批记录汇总。安排专人负责复核质量管理人员的审批操作是否严格执行了拟定的质量管理计划，是否有误批的情况。若存在上述问题，应及时提醒、纠偏。经过一个月的加强管理，进入检查与验证(C，check)阶段。质量管理人员根据每周记录的审批情况，通过审批退回率进行数据分析，检验质量管理的实施效果是否达到计划的满意度。最后，分析总结此次质量管理取得的成果和存在的不足，进行处置或处理(A，act)，提出改善意见，为完成下一个加强质量管理的目标积累经验。不难发现，在项目质量管理过程中，要不止一次地循环应用PDCA法则，以实现不同阶段的项目质量管理目标。PDCA每经过一次循环，一些质量问题就会得到解决，经过一段时间内对存在质量问题的环节加强管理，项目质量水平和项目质量管理水平都会不断地改进和提高。

　　设立适合代理机构规模的质量专管部门

　　人员较少、多岗合一、一人多职或处于创业阶段、规模较小的代理机构，企业人数在10人左右的，项目质量管理仅由项目负责人自行把控或经过几人的团队协商或由企业副总一人就可完成质量把关工作，相比大型企业，管理手段比较简单、快捷。

　　以50人到100人的中小型代理机构为例，市场部作为营销团队开发项目并作为其主营业务，具体项目由项目组实施，且项目进度与执行仍受市场部监管。项目组提交审批流，通过市场部的项目总监或负责人完成质量把控，每个项目有其完整的一套手续。

　　员工人数达二三百人或拥有人员数量更多的代理机构，其组织内部已经历一定时期的发展和演变，逐渐形成一套成熟完善的项目质量管理体系，随着企业人数的增多，集权管理的重要性开始凸显。招标代理机构意识到项目质量管理的重要性，应专门设立质量管理部门，安排专职人员对整个招投标全程进行质量监控，进行严格的质量把关。此时比起中小型代理机构，大型企业尤为需要考虑更多层级的审批，保障在如此庞大的人员数量及背后承载的庞大业务量下，项目仍有条不紊地开展和实施。质量管理部门应对业务部门提出按照层级进行审批的管理办法。

　　实行三级审批，层层把关降低风险

　　对于上述第三类情形，即员工人数达二三百人或拥有人员数量更多的代理机构，可采用三级审核模式。具体如下。

　　招标项目应实行项目负责人制，成立项目组，专人负责招标文件的编写、校核，最终由项目负责人对招标文件进行第一层级的审批。编制文件，项目负责人是第一责任人，其经过沟通，最了解业主需求。收到采购需求时，应关注技术指标的符合性。经常从事同一领域、同一行业招标项目的业务人员，对频繁招标的货物或服务的技术指标是非常熟悉的。有经验的业务人员能够通过某一技术指标，快速洞察业主的采购需求。项目负责人应对技术参数重点把关，关注表达方式否规范、指标是否有排他性、是否存在独有描述、前后多次出现的内容意思表示是否一致等，必要时，接受业主委托对采购需求进行重点审查。正如《质量管理体系基础和术语》(GB/T 19000-2016)所提出的首个质量管理原则“以客户为关注点”，其意在满足顾客要求并且努力超越顾客期望，结合实践，根据业主需求设定对应的评审因素、编制匹配的评审办法。项目负责人还应重点注意采购文件与法律法规的符合性，避免因注重业主采购需求，忽视法律规章的要求和限制。

　　第二层级的审批是质量管理部门代表企业总部进行全过程审批。审批重点是采购过程文件是否存在歧视性条款、是否符合法律法规、是否全面落实并体现了国家有关采购领域政策法规等。或出于对法律法规理解的偏差，或考虑业主的需求，有的业务人员在采购文件中设置不够客观、合理的条款，并对此抱有侥幸心理，希望在审批这道“门槛”前能够“过关”。从做业务到项目管理，从项目管理到质量管理，从编制文件到审核文件，质量管理人员考虑问题应更加全面，从法律法规、主管部门、审计风险、优化营商环境等角度考虑审批事项是否合规，作出分析判断;不仅能找到对应法律依据，也能给出合理化修改建议。只要发现有不符合法规的条款、行为，立即退回当前审批事项并说明拒绝理由，要求改正，否则不能进入下一环节的审批。质量管理人员应严格执行国家有关法规，重视法律的红线，将企业质量管理落实到位。

　　第三层级的审批是企业领导对委托协议、招标文件、评标报告、中标通知书、公章用印等重要环节进行审批。站在领导班子的角度，对重点环节进行把关，除处理例行问题的审批外，还应认真考虑如何回复项目在审计中发现的问题、质疑投诉的答复、因特殊原因不能承接项目的回函等例外问题，了解事件经过，把握问题关键点，保证审批流不虚设。

　　只有经过三级审批、由行政部门审核用印内容与审批内容一致并盖章后，业务部门的重点过程文件才能对外正式发布或发售，才算是正式文件。因此，负责质量管理人员的知识结构、专业经验以及组织观念、大局意识、职业精神就显得非常重要。不同层级的审批重点不同，每个层级都应对本级审批行为负责，只有每个层级都认真执行质量要求，企业才能健康、有序的发展。

　　建设良好的内部审批环境

　　审批分工应随着企业业务的发展而不断调整，促使其探究新的管理模式，以适应现有业务规模的审批需要。质量管理部门按照国际招标、政府采购、工程招标等特定领域、分类进行专项审批，审批人员对所审批领域有丰富的实战经验和资深的管理经验，可以成为代理机构内部在该领域的专家。随着企业的快速发展，队伍的不断壮大，业绩的翻倍增长，有数据显示，审批工作量逐年增加。这种环境下，出现工作日的某个时间段内业务人员集中提交大量审批事项的情形，导致专项审批人员工作易堆积。或由于业务人员着急寻求审批，找到其他专项领域审批的质量管理人员代批，出现缺乏集中管理、人员责任分配不明确、遇到问题找不到第一责任人等问题。

　　在业务量呈断崖式增长时，审批管理方式可由专项审批转为专责审批，由质量管理人员每人承担若干个业务部及旗下十几个业务处室或几十个分公司的审批工作，作为专管专责人员全面负责职责内业务处室或分支机构的各流程、环节审批以及日常咨询等所有事项，明确工作责任和权限，有效解决管理人员逃避责任、业务处室遇到问题找不到第一责任人等问题。质量管理部门还应要求各业务处室委派质量管理员，与专责人员保持业务联系，及时沟通。构建相对专责、针对性强的审批环境是完善项目质量管理的良好路径。专责审批方式将责任划分清楚，落实到个人，责任被“压紧压实”，使内部环境不断优化。按部门分工审批，审批人员应不断加强专业技术能力、熟悉业务、防止知识漏洞与短板、具备质量管理水平和风险识别能力。

　　除上述建议外，招标代理机构做好项目质量管理的方法还包括制定严谨高效的招标业务审批操作规程。即使在有多名审批人员同时审批不同业务处室提交的审批事项时，执行已设定的工作原则，确保标准一致、尺度统一。此外，还要根据法律法规和新出台的政策制度，实现审批操作规程动态更新。编制标准化文本，审批操作规程与其相互辅助、相互补充，供业务处室在采购活动中推广使用。规范开评标程序、定期安排内部培训、加强宣贯。建立人员评价系统，设置重点关注人员名单;注重职业精神，杜绝“人情审批”，对损害企业形象的事情毫不退让，不折不扣执行企业的管理制度;有组织观念、大局意识。在审批过程中，强调三个红线意识，时时处处遵守法律法规的红线、企业的红线、招标采购职业道德的红线。

　　结语

　　综上所述，质量是企业生存发展的保障，是开拓市场的生命线，是所有工作的重中之重。只有把项目质量管理工作做好，才能有效控制招标采购项目风险，给企业带来较高的利润回报，推动企业的长足发展。

参考文献：

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