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【摘要】招标项目涉及众多相关方，对招标管理人员的沟通协调能力要求较高，与相关方的有效沟通将提升项目的质量与成效。本文围绕相关方管理的核心概念，结合实际研究如何通过沟通协调提升招标采购质量。
【关键词】招标;管理;沟通
由于招标采购工作涉及面广、专业性强、利益关系敏感等特点，招标管理人员除了要掌握国家法律法规、公司管理制度与专业知识外，更要学会如何管理项目资源、进度、成本、风险等。换言之，应具备项目管理的知识体系与关键技能，其中沟通管理是重要因素。
据统计，优秀的项目经理约有90%的时间花在沟通协调上。作为招标项目的项目经理，招标管理人员应充分收集和分析招标实施过程中每个相关方的需求，才能传递正确信息，消除理解错误和沟通错误，规避成本偏差等风险。
识别招标各阶段的关键相关方
招标项目的生命周期共分为三个阶段：计划阶段、实施阶段、收尾阶段。在每个阶段，招标管理人员需要与不同的相关方进行沟通，包括项目需求单位、技术部门、招标代理机构与投标人。每个相关方的专业方向、知识水平与利害关系均不同，如果招标管理人员采取缺乏灵活性的沟通方式，必然会导致沟通困难。通过正确识别相关方的需求和期望，合理引导所有相关方的参与，决定招标项目的成败。
在计划阶段，相关方主要为项目需求单位与技术部门。项目需求单位的需求和期望体现为采购到满足生产需要的物资和服务，技术部门则是确保获取的物资和服务满足技术规格参数及要求。
在实施阶段，相关方主要为招标代理机构、投标人与评标委员会。招标代理机构的需求和期望是在获取完整且正确的招标方案信息后，按照国家法律法规和公司管理制度的要求，有序组织和实施招标，为招标人实现最优采购目标。投标人的需求和期望则是对招标文件的疑问能否及时被答疑，招标过程是否公平公正。评标委员会的期望与需求为能够依据招标文件高效完成评标工作。
在收尾阶段，相关方主要为项目需求单位与投标人。项目需求单位期望能够及时与中标人签订合同并安排中标人送货和服务，而投标人则关注未中标的理由、招标人何时退还投标保证金。
综上，招标管理人员应有效识别相关方，重视与各方的沟通，理解其需求和期望、及时处理问题、妥善管理利益冲突，尤其要注意相关方参与程度所带来的积极和负面影响。
沟通协调的有效运用
沟通方式的选择
针对不同阶段的相关方，招标管理人员应采取合理的沟通方法, 促使相关方达成共识，避免审批或决策的延误，避免冲突对项目进展造成的危害。
招标项目计划阶段，通常采取以会议与书面协作函件为主的正式沟通。因为该阶段的主要工作目标是通过市场调研、成本估算与明确技术参数形成招标方案，通过正式沟通可以明确责任义务，有利于提高招标方案编制质量。
招标项目实施阶段与收尾阶段，多采用正式与非正式相结合的沟通方式。除了招标项目委托代理、招标文件发售前确认、澄清答复、处理投诉和招标结果告知等重要环节需采取正式的书面沟通外，其余环节建议采取口头交流、电话、社交APP等非正式沟通方式，以加强沟通的即时性，加快工作进度且不会影响招标质量。此外，非正式沟通有助于招标管理人员及时解决冲突，避免冲突恶化。
利益相关方分析工具的运用
利益相关方分析是项目管理中常用的沟通管理工具，通过对相关方的利益、影响和重要性的评估，采取正确的沟通行为确保项目的平稳运行。招标管理人员可通过利益相关方分析有效处理招标过程中常见的两大问题。
1.招标文件技术参数超过行业标准
部分项目存在招标文件列明的技术参数远超行业标准的情况，主要原因为招标人的项目需求单位或技术部门希望提高要求来获取更好的承包(供应)商。但这存在较大的管理风险，一是会在开标前忙于应对各种询问函，延误招标进度;二是将一批原本有条件参与竞争的投标人拒之门外，导致项目竞争不够充分，甚至造成流标。招标管理人员应明确相关方的利益点，分析评估利益点存在的风险及影响后制定有效的沟通策略。
通过市场调研与专家诊断开展技术论证后，招标管理人员应通过正式沟通的方式，如召开会议或出具书面协作函，向技术部门展示原技术参数不合理的依据、突出问题的严重性，争取相关方的支持，积极引导他们参与到方案内容调整中，使招标项目走向正轨并获得圆满的结果。如表1所示。
2.未中标投标人对招标结果的质疑
针对未中标投标人的疑问，招标管理人员往往会面临两难境地，如果如实告知投标人废标原因和中标人的相关信息，必然违背合规要求。但若回避不谈，则会引起投标人的猜忌心理，导致投标人提出缺乏证据的书面异议函，引起不必要的事端，甚至影响招标采购的进度。
在不便采取正式沟通的情况下，招标管理人员可通过以下步骤处理投标人的疑问。一是采取非正式沟通方式，保证沟通的即时性，稳定投标人的情绪，通过耐心倾听了解投标人，识别其真实诉求;二是通过提问帮助投标人思考在投标过程中自身存在的问题，如投标经验不足、标书内容是否符合招标文件要求等，从而有针对性地就投标人的问题进行合理解释;三是鼓励投标人改进投标文件问题，欢迎他们关注企业后续招标项目并参与竞争。通过以上步骤不仅能为企业规避来自投标人不理智投诉的风险，还能改善公司在潜在承包(供应)商眼里的形象。这也充分说明沟通协调是一项需要招标管理人员发挥主观能动性的工作，采取合适的非正式沟通方式，有利于规避冲突的发生。如表2所示。
参考文献：
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[2]吴昕.沟通管理对项目整体管理的重要性[J].企业改革与管理,2017.(06)
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