建立健全招标分类编码库 推进业务管理标准化

　　【摘要】上世纪90年代，中国石油天然气集团有限公司着手建立物资采购编码体系，历经近三十年的发展完善，至今已形成60大类、630中类、4280小类、500多万条编码分类信息，在规范采购行为、提高工作效率、发挥集约化优势方面起到了举足轻重的作用。2019年，中石油集团招标中心新疆分中心借鉴物资采购编码体系的成功经验，尝试建立健全招标分类编码库，2020年起选择集团下属企业先行试点推广，初见成效。

　　【关键词】招标分类编码体系;规范采购行为;集约优势;质量效率

　　2019年9月，为推进招标资源共享，促进招标工作集约化、规范化、标准化，提升招标专业服务水平，中国石油天然气集团有限公司成立招标中心新疆分中心，全面推进新疆区域招标工作。招标中心新疆分中心150名员工承揽中石油集团公司18家驻疆企业每年物资、工程、服务三类3000个合计估算金额近700亿元的招标项目，涉及勘探开发、炼化、销售等集团业务上、中、下游全链条。在集团提质增效降本目标指引下，推行电子招标、标准化招标、集约框架招标是完成工作任务的必要条件。

　　在项目实施过程中我们发现，由于业务类别、工作习惯不同，各驻疆企业之间、甚至企业内部各下属单位之间的同类项目名称都可能存在巨大差异，为同类项合并、统一集约招标工作带来较多困难。因此，招标中心新疆分中心借鉴中石油集团公司物资采购编码体系的设计思路，开展招标业务分类编码库建设及应用工作，以业务范畴划分上、中、下游为主体架构，按照三级分类设置编码规则，支持数据增删改实时更新，并将其确立为工作准则，广泛征求多家单位、多名业务专家意见，确定物资类招标编码沿用物资采购分类编码体系，逐步建立完善工程、服务类招标编码体系，形成统一的招标分类编码库(物资、工程、服务)，推进招标业务管理标准化、规范化。

　　招标分类编码设计思路及架构

　　招标编码库共分为三大类：物资、工程、服务，以业务范畴划分上、中、下游为纲领，按照三级分类设置编码规则，统一分类标准、统一编码管理，实现编码库增删改数据实时更新。

　　物资招标分类编码

　　物资招标编码沿用中石油集团物资采购分类标准，按大类、中类、小类、品名逐级细分，通过信息化系统与中石油集团物资采购编码库对接获取并实时更新数据，目前已包含基本数据500多万条。物资招标编码分类及命名规则如表1所示。

　　工程服务招标分类编码

　　工程服务招标项目编码体系参考物资招标分类编码原则，针对勘探开发、炼化、销售等集团业务上、中、下游开展顺序，按照大类、中类、小类三级逐级细分制定工程编码，形成工程服务编码库。目前工程服务编码库已初步建成，共涉及8大类、69中类、519小类，并按“工程、服务”进行标识，编码结构及命名规则如表2所示。

　　应用及成效

　　一是促进企业市场管理标准化及招标管理实施联动高效。招标分类编码体系采用与招标人“共建共享共用”模式，新疆分中心与中石油集团驻疆企业试点单位通过信息化系统实现数据库互联互通，新疆分中心使用的招标分类编码即试点单位的采购方案项目编码和市场管理中承包商、供应商和服务商资质编码一一对应、完全一致、同时更新，有效解决“一物多名、一事多名”问题。试点单位通过标准化分类编码收集其下级分散需求，利用编码唯一性委托新疆分中心实施招标，实现技术方案标准化模板化、投标人资质管理标准化。

　　二是同类合并标准化，扩大集约化招标范围。试点单位依靠招标分类编码体系实现分散需求二级集约招标，编码库嵌入双方信息管理系统后，试点单位下级分散需求通过编码识别在其招标管理部门自动形成一次集中集约招标方案，经管理部门调整确认后，线上委托至新疆分中心，系统再二次整合其他同类同编码需求形成新疆区域或更大范围同类标准化项目集约化招标，提高招标效率效益。目前，中石油集团公司二级物资区域集中招标即采用此类模式，2019至2020年上半年，其下属8家驻疆企业与新疆分中心联动，通过编码识别二级集约将650个同类分散采购需求形成新疆区域框架集中招标项目14个，估算金额6.5亿元，节约投资3000万元，节约招标实施费用、评审费、差旅费120万元。

　　三是招标项目委托及指派标准化，提高管理及实施工作质量效率。通过优化信息管理系统，招标人在委托招标计划时选择招标项目所属物资工程服务类型，系统即依次列出该招标类型所对应的编码列表，通过三级精准定位选择确认编码作为唯一识别依据进行项目委托。新疆分中心在信息化系统中前置各招标分类编码与承办业务科室一一对应关系，项目指派管理员只需按照承办科室与招标编码的绑定关系进行招标项目一键指派即可，大大提升工作效率并且将出错率降至最低。将线下业务通过电子化转移至线上，将人工核对检验转换为系统自动核查、检验、指派，招标编码是人工核验转换为系统核验的关键依据，也是提升工作效率减少出错率的关键依据。

　　完善推广思路

　　目前，招标分类编码仅在小区域内使用。虽然现在样本数量较少，业务分类有一定局限性，但未来的应用推广将对招标管理规范化、业务实施标准化、数据统计自动化、提高工作效率等起到重大示范作用。随着应用范围和参与单位逐步扩大，招标编码制定的规则、标准及合理性将得到进一步明确。因此需要制定调研和推广计划，分期分批逐步扩大覆盖范围和应用单位数量，为中国油田招标中心新疆分中心在统一规范各招标分部招标业务流程、构建区域框架招标项目流程奠定坚实的基础。

　　具体实施上，要健全组织和管理，成立编码管理办公室、编码研究小组，负责编码深入研究及推广工作。建立招标分类编码体系，立足实际，以需求和问题为导向，促进招标编码制定合理、客观、唯一，规避“一物多码、一事多码”。循序渐进、深入研究，通过实践和经验积累逐步培养一批编码专家和业务专家，同时结合具体业务，在新疆区域广泛调研、推广应用，建成一套可复制、可借鉴、可推广的招标编码库标准及体系。

　　依据统一的招标编码库可以实现对全疆招标项目的数据汇聚、共性项目自动归类，业务流程自动化等目标。基于业务数据的逐步沉淀，进一步挖掘、分析，辅助制定经营运营决策，为驻疆企业提供更好的服务和保障，同时为迎接大数据时代智能化招标做好充分准备。