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招标投标项目档案管理和整理规范存在问题与对策

2020年11月05日 作者:徐敏 打印 收藏

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  招标投标事业的整体发展直接受到招标投标管理制度的影响,就目前来讲,我国招标投标法律体系中没有完善规定档案管理方面的内容,无法统一项目档案的实施流程与实施标准,进而导致诸多不规范问题的发生。因此,需及时进行优化与完善,促使招投标项目档案管理、整理工作的规范化得到增强。

  一、招投标项目档案的价值

  首先,招投标活动实施过程中产生了招投标档案,其从属于招投标活动的范畴。招投标档案能够将招投标活动的各个环节有效连接起来,如某一环节的文件档案缺失,就会对招投标活动的高效实施造成不利影响。其次,招投标档案能够将招投标活动过程给全面、真实反映出来,其客观记录了招投标各个环节的实施状况。借助于招投标档案,即可对各项文件资料的规范性、专家评审的公正性等有效判断。此外,政府相关部门能够基于招投标档案内容,充分发挥其监管职能。而社会相关交易主体又可借助于招投标档案对各种合同纠纷问题有效解决,促使自身的合法权益得到维护。

  二、招标投标项目档案管理和整理规范存在的问题

  1.档案数量过大

  任何一个招投标项目都会在各个环节形成归档资料,但目前没有相关法律条文或招标行业标准明确划分归档文件的保管期限,导致档案库房管理压力与管理成本大大增加,查阅利用的难度增加,对企业的整体经营效益也会造成不利影响。

  2.档案完整性缺乏

  招投标档案需要客观记录招投标项目每一个环节的实施状况,涵盖了委托、开标、评标、中标等各个环节的内容。但部分企业与单位并没有完整收集这些档案资料,制约到档案管理成效的提升。

  3.档案管理模式不够先进

  部分企业依然将手工管理模式应用于招投标档案管理活动中,检索工具较为缺乏,存在着严重的随意存放问题。这样就显著增加了招投标档案查找利用的难度,不利于招投标档案功能的发挥。

  4.档案管理制度不够完善

  部分单位在招投标项目档案管理制度方面还存在着一定的漏洞与不足,难以对项目档案管理活动的实施起到全面的规范约束作用,这样就容易有资料缺失、管理不规范等多样化问题出现,影响到招投标项目档案管理成效的提升。

  三、招标投标项目档案管理和整理规范的对策

  1.完善法律法规

  为进一步规范招投标项目档案管理活动的实施,相关部门需对招投标方面的法律条例及时修订与完善,可以将国内一些地区的成功经验给借鉴过来,对招投标档案流程、标准等方面的内容明确规定。各个地区的相关机构需对招投标档案管理工作充分重视,基于相关法律法规的要求,将辖区内招投标档案管理办法科学制定出来。同时,对档案管理机构进行完善,以便促使招投标档案资源得到统一管理。完成档案资料整理装订环节后,向库房内统一移交,促使招投标档案管理质量得到保障。

  2.全程控制招投标档案

  相关单位与人员需对招投标工作业务流程系统梳理,对招投标档案形成节点充分明确,以便促使招投标档案收集、管理的全面性、有序性得到保证。要基于招投标档案的形成节点对本节点所形成的文件种类仔细标明,通过全程管理控制活动的实施,避免有文件缺失等问题出现,这样招投标项目档案完整性可以得到保障,又可以降低招投标档案文件资料的收集、归档难度。

  3.规范档案收集、整理过程

  相关机构需将招投标档案管理岗位针对性设立起来,主要职责是集中管理与利用招投标档案。而招标人、经办人等需依据规范要求,全面收集、整理、移交招投标档案的原始档案记录。档案管理人员要及时、准确登记移交过来的各种招投标档案材料,同时,将档案资料立卷、归档工序落实下去,之后移交给国家综合档案馆。收集到的各种招投标档案,需要能够对招投标活动全部内容客观真实的反映。要对档案载体、材料等严格控制,保证与耐久性要求所符合,避免将不易保存的载体与材料应用过来,包括热敏纸、复写纸材料等。在招投标档案整理方面,需将年度整理要求落实下去。通常情况下,每一个项目只能够与一个案卷所对应。案卷内需具有齐全的档案资料,且依据招投标活动实施流程有序排列各种资料。为避免外界因素的不利影响,需在档案盒内有序放置,将项目的编号、编程、归档时间等细节内容标注于盒面。将卷内目录编制于盒内,涵盖文件编号、责任人、日期、备注等诸多内容。相关人员需对文件资料的保存价值充分明确,避免保管那些没有价值的档案文件,否则就会导致档案管理成本大幅度提升。要进一步细化与完善档案管理的制度体系,且将其严格贯彻下去。要基于年度、项目差异分别建档处理招投标电子、音像档案材料,且对保管单位名录科学编制。为适应时代发展需求,将纸质档案构建起来的基础上,还需要对电子档案完善构建,以便促使招投标项目档案的储存、管理便捷性得到提升。

  4.健全招投标档案管理利用机制

  相关机构需以文件形式明确规定招投标档案的整理原则、整理流程、分类方法等,促使档案资料的完整性、系统性得到保证。同时,又需要对目录索引科学制作,对装订格式有机统一,促使档案归档质量得到提升。要基于规定标准,将档案查阅权限落实下去,查阅之前需经负责人员的审核与批准。如有招投标档案查阅需求,需对查阅手续规范办理,对申请表认真填写,于指定位置查阅档案内容,且管理人员要同时在场,尽量不要外借招投标档案。档案查阅过程中,禁止有复制、调换、损坏等不良行为出现。若需外借或复印档案内容,则需对审批程序进行规范办理。

  5.提升管理人员综合能力水平

  为促使招投标档案管理质量得到提升,需通过培训活动的实施,对招投标档案管理人员的综合能力大力强化。要将档案管理、招投标业务内容等作为培训的重点,帮助招投标档案管理人员对档案形成节点、档案整理要求等充分了解,避免有资料缺失、管理不规范等问题出现。同时,电子招投标的广泛应用,要求招投标档案管理人员能够熟练操作与使用电子招投标平台与电子档案平台,因此,还需要将电子平台操作要求、互联网应用技能等宣传下去,以便有效互联互通电子招投标平台与其他数据系统。

  结语

  综上所述,招投标档案管理规范性与有效性将会对招投标项目的整体实施产生直接影响,与招投标档案资料价值的发挥也有着十分密切的关系。因此,要深入分析现阶段招投标项目档案管理与整理过程中各项问题与根源,从多方面进行应对和解决,如完善法律规范、制度体系,优化整理利用机制等,不断提升招投标档案管理活动的有序性与规范性。

  参考文献:

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责编:梁晋
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