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食材产品零散、品种类别复杂，供应的地域性很强。企业员工餐厅的食材采购缺少成功案例参考，集中采购难度极大。本项目从分析食材采购的特点和难点出发，借助产品标准化的方法，利用互联网和信息化平台，开展市场调研和分析，根据食材特点制定采购方案，取得了良好的经济、社会和环境效益，对于标准化程度低、采购复杂度高的特殊产品的采购实施，具有一定的借鉴作用。
项目背景
笔者所在公司是央企省级公司，下辖十个地市分公司，每个地市分公司又下辖若干个县级分公司，全省共计上百个县级(市区营业部)分公司，全省员工约一万余名。企业员工的工作餐保障对于解决员工的后顾之忧、做好公司后勤支撑工作，确保公司平稳有序运行具有非常重要的作用。
同时，随着国家科技技术的不断进步发展，传统的农产品依托科技、金融、物流不断的融合，农产品的规模化发展和供应链体系不断成熟。农业乃国之根本，振兴乡村、发展农业也是国家的重要战略。如何搭建高效、便利的企业食材供应平台，成为国企采购部门需要深入探索和实践的课题。
我公司食材采购范围主要是员工餐厅所需食品和原材料，包含米、面、杂粮、食用油等主材类，水产冰鲜类，肉蛋禽类以及果蔬类、奶类、调料干货类。食材品类多，细分的食材名目涉及近千种。食材的采购和供应事关员工对企业的满意度、归属感，因此本项目关注度非常高。
食材集中采购的驱动力
食材是一种特殊商品，供应市场区域性非常强，以往员工餐厅食材各单位采用小额采购方式，按需购买，不定期报账。2018年起，公司决定对全省食材进行集中采购，其主要驱动力有以下几点：
巡视整改驱动
党的十八大以来，国家对国有企业加强了运营管理的检查力度，巡视、巡察、审计工作深度广度不断增加。检查中发现食材采购频繁发生的小额零星报账方式存在一定的风险，食材的采购模式变革成为迫切需求。
规范化管理驱动
前期各单位小额采购的模式，供应商来源、供应价格、供应数量、结算依据等，基本由员工餐厅管理人员或者餐厅人员直接购买和结算，其真实性、合理性依赖于购买人员的责任心、自律性。由于缺少必要的监督，个别人员自律性较差时，易产生微腐败风险，出现“小鬼当家”现象。
降本增效驱动
员工餐厅食材集中采购可进一步发挥集中采购对企业降本增效、规范高效运营的优势。从以往公司省本部食材集中经验来看，员工餐厅食材集中采购与零星购买，采购费用可节约20%以上。全省食材集中采购后节约的费用会更多，这对于企业降本增效、控制运营成本具有重大意义。
项目的特点与难点分析
集中采购具有降低采购成本的优点，但是本项目采购对象非常特殊，采购难度很大，顺利、高效、优质地完成项目，最大限度地满足需求部门的预期，对采购部门来说是一个艰巨的挑战。本项目的特点和难点分析如下：
产品标准化程度低
食材品类包罗万象，不同食品种类又有多种品牌、质量、型号，而一般采购项目需要比较明确清晰的标的物。要根据食材产品的特点，开展产品标准化，使供应商能够清晰地了解食材的种类、质量标准。
运输成本高
货物类产品的运输成本及供应时间成本也是产品成本的重要方面，食材这种特殊的货物尤为如此。运输成本在商品价格中占比很高，各单位周期性的食材需求总量不大、需求点分散，不适合跨区长途运输。在制定采购方案时，要充分考虑食材运输距离和运输费用对总体采购成本的影响。
地域性强
食材需求除了主材调料类外，肉蛋菜等对产品新鲜度、供应及时性要求很高，需在极短的时间内配送至餐厅，否则会造成食材损失。同时，各地区地域传统不同，员工对食材的当地化口味要求也较高，食材的地域性特点需在采购方案中重点考虑。
关注度高
食材质量事关员工切身利益，“民以食为天”，食材采购满意度直接关系到员工对企业的满意度，更关系到员工对采购部门的满意度。在这种情况下，如何既能通过采购降本增效，体现采购部门的价值，又能满足员工对食材高质量要求，采购部门压力巨大。
供应市场起点低
食材类供应商不同于通信网络类的供应商，其从业者受教育程度及文化水平一般较低，潜在供应商对于采购流程、应答文件撰写能力普遍欠缺，经验不足。企业的后勤行政管理人员同样如此，食材质量标准、合同条款的编制能力不强，常常无法全面、准确地描述食材的相关要求。
可借鉴的成功案例少
食材采购不属于主流的采购品类，纵观行业内外，公开采购的案例很少，可值得借鉴学习的成功案例更少，需要创新思维，因地制宜，探索出适合国有企业食材采购特点的采购模式。
解决方案概述
经对食材供应市场的调研，该类产品的供应商数量较多。为鼓励竞争，公司采购项目普遍采用公开采购方式，本项目也是如此。在对项目进行背景研判以及特点难点剖析的基础上，充分吸取省本部食材采购的经验和教训，制定了特色鲜明的采购方案。
与需求部门协同开展产品标准化
按照产品标准化的思路和方法，通过摸索将食材分为主材类、水产冰鲜类、肉蛋禽类、果蔬类、奶类、调料干货类等主要品类，编制了涵盖1500余种的食材清单。可根据不同需求单位的不同要求，将其进行任意排列组合划分标包，使得采购标的物更加明确清晰。
设置合理的潜在供应商资格条件
一是开展供应市场调研，通过网站、市场调研等多渠道获取潜在供应商的信息和数据。根据调研结果，设置合理的资格条件，避免条件过高导致竞争不足或者过低选取优质可靠供应商难度加大的情况。为了实现充分竞争，资格条件的基本要求为具有有效的食品经营许可证。
二是根据不同地市分公司项目预算资金规模，要求供应商近三年来具备同类业绩一个，以确定供应商有过企业员工餐厅食材供货经验。业绩合同金额在项目预算金额20%以上，适当降低资格条件主要是考虑到地市本地的供应商一般规模不大，但具备运输成本低、响应时间快的优势。
三是为了不限制潜在投标人，同时又保障本地化的服务响应，要求供应商承诺在当地至少有一个固定服务网点或承诺中选后15日内在当地建立固定服务网点，提供专业配送服务。除此之外，不再设置其他条件，鼓励充分竞争。
四是为响应国家乡村振兴战略，践行国企的社会责任，帮助扶贫产品销售，本项目在合同中增加了供应商需根据采购方要求每年购买不少于10%国家扶贫目录内扶贫产品的条款，要求供应商均对此承诺响应。
五是为确保食材的食品安全，要求中选供应商针对本项目购买保险，切实保障公司员工身心健康。
根据地市需求特点合理划分标包
不同地市有不同的产地特点，不同地市有不同的食材采购具有一定差异性，项目覆盖范围和管理诉求也有不同，大致分为以下三类。一是覆盖分公司全部县区、全部食材。此类方式涉及省本部和两个地市分公司，这三个单位项目划分为三个标包(主材类、肉蛋奶类、果蔬类)，可兼投限中，突出专业性。二是覆盖分公司及市区分公司的全部食材，此类方式涉及五个地市分公司。对于这种情况，项目为一个标包，中选一家供应商。三是覆盖地市分公司所有县区的食材主材，涉及三个地市分公司。这种方式同样不划分标包，选择一家供应商。
根据项目范围采用差异化标包划分，既结合地市管理水平、地域特点，又结合了员工诉求，本次食材集中采购得到地市分公司的积极响应。
设置符合产品特点的价格评分办法
本项目采用公开比选、资格后审方式，综合评估法，价格得分占比60%。在价格评分中，以有效应答人的折扣系数作为评审价。①当有效应答人≥7家时，首先将去掉一个最高价和一个最低价后其余应答人评审价作为基础评审价组，当有效应答人<7家时，则均先计入基础评审价组;不在基础评审价组的评审价不参与评审基准价的计算。②如基础评审价组中单个应答人评审价高出或低出基础评审价组平均价格20%以上(含20%)，该应答报价则从基础评审价组中去除，不参与评审基准价的计算。③如基础评审价组中每个应答人应答报价与基础评审价组平均价格偏差均在20%以上，则不作剔除，均参与评审基准价的计算。评审基准价=基础评审价组的算术平均值K值。K值采用随机抽取方式确定。
本项目事关民生的食材类产品，并不是最低价中选为宜，而是符合市场规律的价格才有质量保障，因此此种价格计算方法，对于最低、最高价等偏离市场主流价格进行剔除，促使采购产品的价格和质量达到平衡。
制定全面客观的技术评分办法
省公司本部食材采购已实施数年，积累了丰富的经验，技术打分项日臻成熟，经实践检验客观合理。本项目吸取了省公司本部食材采购技术评分方法的成功经验。在技术打分项中，通过对供应商企业实力、业绩、货源及质量管控、服务方案等方面的评审项设置，最大化考察供应商的综合实力。一是在供应商实力方面，设置了企业经营年限、质量管理体系认证、食品安全管理体系认证、环境管理体系认证等评审项。二是在供应商业绩方面，同时设置了业绩数量、业绩金额两个维度的评审项，综合考察供应商供货能力。三是在货源管控方面，设置了自有基地、合作协议、配送时效等评审项，对供应商食材自有基地、合作商户、货源供应等方面进行全方位考察，检验供应商在货源供应方面的保障能力。四是在交付能力方面，设置了检验报告证明材料、冷藏库、冷冻库证明材料、往期甲方服务质量评价证明等评分项，考察供应商在货品质量保证等方面的能力以及需求方队项目的满意情况。五是在服务方案考察中，要求供应商针对本项目制定备货储存方案、服务网点支撑及运输方案、应急方案、售后服务方案、质量管控方案等，考察其综合管理水平。
精心编制规范书和合同条款
事实证明，要想做好某种产品的采购，采购人员自己需提前熟悉产品，成为相关产品专家。针对食材这类特殊产品，采购部门主动积极地与需求单位沟通，协助需求单位编制需求规范书、合同主要条款。技术规范书中对基本服务要求、食材供应要求、采购要求及时限要求、运输与储藏要求、交接验收标准、食材索证要求、配送地点要求、价格管理(市场参考价)、订货单下达、计价及付款方式、考核要求等进行了全面详细的描述，为后期合同的良好地执行打下了坚实的基础。
项目主要创新点
充分利用互联网数据
项目方案制定前，通过互联网网站、集团公司电子招标采购平台、公司合同系统等渠道，进行数据搜集和数据分析，对食材供应链行业的企业实力数据、营收数据、披露数据、惩处信息等，对潜在供应商市场进行摸底。力争找到需求与采购、质量与效益的最佳平衡点，确保方案精准有效。同时，价格体系也充分借助互联网模式，在有条件的城市，以采购当地当天农业农村局官网发布的零售价作为基准价进行折扣报价，实现了价格公开透明，随行就市，保障供应和采购双方利益。
成功实现标准化难度高产品的集中采购
食材品类五花八门，标准化程度较低，集中采购难度非常大。本项目按照产品标准化思路对食材种类进行归纳和梳理，建立了主材类、水产冰鲜类、肉蛋禽类、果蔬类、奶类、调料干货类等主要品类，涵盖1500余种食材清单，食材品类可按不同需求单位的要求，进行排列组合，以及划分标包。
响应国家战略推动扶贫帮销
合同要求中选供应商每年须购买不少于供货金额10%的扶贫产品，投标供应商均对此均进行了积极地响应。在合同执行中，中选供应商全面履行扶贫帮销条件，根据季节情况，从政府指定企业扶贫的商户采购了扶贫产品。本项目2020年实现扶贫帮销近千万元，推动了乡村振兴战略的落地，将采购项目与扶贫助销相结合，助力国企扶贫工作取得实效。
项目成效
降本增效成效显著，取得了明显的经济效益
全省食材集中采购后，2020年食材的采购价格较上年平均下降12个百分点，公司食材成本较上年下降10个百分点。后勤管理方面的人力物力成本也得到了极大地节约，切实响应了国资委开展的央企降本增效，压缩行政性开支的要求。同时，通过公开采购的供应商，其管理水平、质量保障等方面都比传统的零星小额采购有更好的保障，公司从上到下对采购结果认可度高，反馈执行情况良好。
公开化采购成效显著，取得了较好的社会效益
往期企业的后勤供应食材供应商引入不透明、不公开，容易产生微腐败、小鬼当家等问题。同时公开化不足，导致社会对央企的管理也诟病颇多。供应商通过参与本项目，体会到央企采购的公开透明和公平公正，对央企的管理有一个全新的认识，带来了较好的社会影响和口碑。
打通农产品供应上下游，取得了良好的环境效应
食材从农民的田间地头，如何到达企业的餐桌锅头，此项目进行了积极的探索。本项目引入了陕西黄马甲物流配送有限公司、望家欢农产品集团有限公司、绿保食庄农副产品有限公司等农产品产、供一体的物流公司，有些供应商在产地承包土地实现自产自销，有些供应商和农村、农民签订代产统销协议，有些建立了农村品溯源机制,由此也让我们看到了企业集中采购与农业农村发展密切结合的广阔前景，扶贫助农取得了良好的环境效应。
项目启示
标准化难度高的项目经验可运用于其他类似采购项目
类似本项目的其他标准化难度高的采购项目可以借鉴以上经验，通过总结往期、市场调研、数据分析、方案优化、监控履约、评估后再总结的闭环工作方法，把握项目特点，根据项目变化、市场变化，优化采购策略，保障各项采购项目高质量完成，推动采购部门从流程推动者向价值创造者转变。
食材采购方案适用广泛可复制性强
食材的采购需求覆盖社会各行各业，此项目的采购方案、方式方法具有极强的可复制性，采购方案、采购文件基本可以直接复制和借鉴，对于提高采购食材质量、采购效率具有很高的推广借鉴意义。
