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单一来源采购谈判策略实践

2021年10月15日 作者:田晨 郝思敏 傅立海 打印 收藏

  单一来源采购作为一种非招标采购方式,广泛应用于通信运营企业采购活动中。在采购过程中,常常因供应商唯一,为保证原有设备和系统的一致性、服务配套要求须继续从原供应商处添购等原因,使得采购人处于卖方市场、话语权低的局面,存在谈判难度大、价格降幅空间小等问题。如何通过谈判采购到服务优质、价格合理的产品或服务,对采购人来说是个棘手的难题。鉴于此,山东移动总结分析以往实践经验,摸索出一些单一来源采购的谈判策略和技巧,以期为广大采购工作者提供参考。

  谈判前:深入调研市场行情,知己知彼,百战不殆

  多维度了解往期采购情况

  通过提取数据库系统数据,详细了解本单位同类项目往期采购情况,同时调研其他省公司近几年同类项目的采购情况,包括采购内容、数量、单价、合同金额、商务优惠等。对于软件开发类项目,还要了解人·天单价、代码行数量、功能点单价、功能点数量等。根据获取的数据,制作多维度的价格对比分析表,掌握价格走势,设定谈判目标价位区间。如图1所示。

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图1 价格对比分析表

  详细分析往期后评估情况

  提前收集供应商的后评估成绩,了解项目往期执行情况及存在的问题,根据项目服务质量适当调整目标价位区间,将供应商的后评估得分作为谈判砝码。

  先行明确谈判目标

  通过往期采购和后评估等数据分析,可以在采购方案中提前明确谈判最低价格目标(如较往期或他省的降幅),按流程进行决策,谈判时坚持目标导向、多轮商谈。

  充分借鉴往期谈判情况

  因涉及人员轮岗、职责调整、项目分配等原因,前期项目经常由不同的采购人员负责,要向前期项目采购人员了解供应商的谈判风格、报价方式、响应速度等,对供应商先有个大致了解。

  谈判中:巧妙运用谈判技巧,稳扎稳打,步步为营

  对项目背景有了深入了解后,谈判要以数据为支撑,做到源于数据、高于数据、回归数据。以数据为基础合理控价、揣测对方心理价位,最后回归数据分析,通过与往期及其他省份进行数据对比,确定最终价格。谈判不仅是一场价格拉锯战,更是一场双方心理和智慧的较量。掌握技术要点、恰当运用技巧,方可达到目标。

  打稳价格心理战

  心理战是谈判中的重要手段,设定的初次谈判降幅目标应高于预期降幅,所谓“取乎其上,得乎其中”。如采购人对本期价格较往期价格预期降幅为10%,首次谈判可与供应商协商报价下降20%甚至更高。谈判中要“晓之以理,动之以情”,若适逢他省价格低或同类项目其他供应商降价幅度大,可作为谈判的论据,进行对比协商。对于前期服务情况一般或存在问题的供应商,更要通过谈判完善商务服务条款、履约考核要求,促使其服务提质增效。如图2所示(见第100页)。

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图2 谈判价格心理战

  邀请专家参与谈判

  谈判小组一般由3人以上单数组成,包括采购人员、相关业务技术专家和财务人员等。技术专家对需求的理解更为深刻,可以从业务角度分析需求(包括现有平台情况、扩容开发难易度等),更好地助力谈判目标的实现。财务专家对价格把控更擅长,可从经济指标分析报价,更好地实现性价比的综合衡量。

  立足服务求增值

  谈判过程中,供应商往往不愿意大幅降低签约金额,当报价谈判遇到瓶颈时,可以从其他方面协商商务优惠。如,通过延长质保期的方式降低后期维保费用,通过增加团队支撑人员的方式降低服务支撑费用,通过额外赠送功能点的方式减少后续研发费用。通过改变付款方式,加快付款进度,协商降价空间等。

  谈判后:科学量化数据分析,有理有据,降本增效

  对于软件开发类扩容项目,谈判内容一般主要是人·天单价,然后通过预估人/天工作量的方式确定合同总价签约,但在实施中存在预估工作量与最终上线版本工作量不一致的问题,增加了采购成本。为规避上述问题,山东移动针对软件开发类项目引入第三方单位进行工作量评估,主要依据国际软件度量协会COSMIC评估方法(《COSMIC软件度量手册V4.0》ISO/IEC 19761:2011)、工信部软件研发成本度量规范(SJT 11463-2013)、软件及信息化工程造价行业规范、中国移动通信集团软件评估过程基准数据库及项目需求规格说明书、软件设计说明书、测试报告等。软件开发完成后,供应商提供相关开发材料,经需求部门审核确认后,交由第三方机构对项目开发工作量进行评估。将第三方机构评估确定的开发工作量与谈判确定的人·天单价相乘确定总金额,与谈判后的合同总额比较,两者取低值作为合同最终结算金额。通过事前评估工作量、事后复核工作量的方式,准确核定供应商实际费用、合理签订合同,大幅节约了采购成本。

  实践效果

  山东移动常态化组织采购人员进行采购复盘、分享采购及谈判经验,据统计,2020年单一来源采购项目的最终签订合同金额较预算平均降幅11%,取得了良好成效。今后,山东移动将多维度持续探索采购谈判理论、总结实战经验,进一步推进降本增效,为公司转型及高质量发展做好支撑。

责编:戎素梅
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