专业知识服务提供商
杂志订阅
投稿咨询

采购合同签订存在的问题及对策

2021年08月06日 作者:蒋凯 罗瑛 打印 收藏

  一、背景

  合同签订阶段是采购项目的重要环节,是后续双方履约的基础和必要准备,如果出现一些人为错误问题,将不同程度影响合同的正常执行,损害双方利益。因此,高质量完成合同签订工作,是采购项目的重中之重。

  经统计分析,笔者整理了某招标公司2018年—2020年全省采购合同专项检查中发现的问题,分别涉及合同倒签、合同关键内容不规范、合同签订内容与供应商承诺不一致、合同前后描述不一致、合同签订内容不完整等问题,以下对招标项目合同签订存在的问题进行了分析,并提出了应对措施。

  二、合同签订存在的问题

  (一)合同倒签导致的风险隐患

  合同倒签即合作双方在合同签订生效之前已经开始实际履行合同相关条款,而在合同履行过程中或在合同履行完毕后再进行合同补签的现象,如某招标公司某维保服务项目合同服务开始日期为2020年7月1日,而合同签订日期在7月1日之后。

  1.合同倒签的原因分析

  合同倒签常见于与企业日常生产经营密切相关的某些特殊场景,如突击实施项目、投资计划安排滞后、合同审批时限过长等。

  (1)合作项目的不可预测性、紧急性、偶发性,导致实施前来不及签订合同。一些应急项目时间紧迫,在事件发生的第一时间就必须立即作出反应,采取应对措施,若办完审批手续再实施,势必贻误时机,给生产经营带来不必要的经济损失或安全隐患,因此,这些应急项目实行“特事特办”或突击实施的方式,在业务完成后才通过合同对各方当事人的权利义务进行约定,出现合同倒签现象。

  (2)经营生产的连续性与资金计划下达的滞后不匹配,导致合同无法及时确定。由于企业加快业务经营发展的需要,为了抢时间、争速度,早建设早见成效,许多建设项目往往需要提前开工建设。如项目立项计划通常应在年初下达,而实际工程可能在上一年度的年底已经开始施工,造成整个项目以及配套投资项目合同的倒签。

  (3)合同审批时限较长,导致合同签订延迟。一个完整的采购流程从需求提出到合同签署,一般需要经过立项审批、采购需求审批、招投标或项目谈判、结果汇报、合同审批等诸多环节,合同审批涉及人员较多、送审材料质量要求较高,合同立项及签批过程中任何一个环节的滞后,都会延误整个合同立项审批程序。

  2.合同倒签存在的风险隐患

  (1)存在一定的法律风险。合同签订前之前即履约,由于存在较大的不确定因素,双方的权利义务不明确、法律责任界定不清,容易产生法律纠纷,而一旦产生纠纷后由于证据难以收集,解决起来会比较困难,因此合同的事前控制作用无法体现,存在较大的法律风险,如果属于公开招标项目,未采购即实施直接违反了招投标法律。

  (2)存在一定的管理风险。倒签合同违反公司的合同管理规定,导致合同管理质量及效率的下降,扰乱企业正常的管理秩序。合同倒签会导致合同的生效日期、履行期限及有效期限等有关期限规定产生逻辑上的冲突和混乱,同时也可能使合同的交货、验收、付款的时间及条件出现前后矛盾的情况等,这些都给合同的管理及履行带来了不良影响。

  (3)存在企业内控审计风险。公司在基本管理制度和内控管理流程中明确规定了项目管理流程以及合同的起草、审批、签订、履行等管理环节和流程,规定了合同管理相关部门的职责和管理权限。倒签合同无论是否给公司造成实际的危害后果,都违反了公司内控管理制度和流程,导致内控制度的执行偏差或发生漏洞,应当避免发生。

  (4)存在财务信息失真风险。若不签订书面合同,则会影响财务部门的及时入账管理,在财务部门的成本、应付账款、资产负债表等会计报表上无法如实显示项目相关的费用列支情况,导致会计信息无法真实反映企业的经营状况和成本状况,形成企业会计信息失真,容易引发成本失控、决策失误等经营风险。

  (二)合同签订中发现的其他问题

  1.合同关键内容不规范

  如合同中未明确工期、质保期、试运行期等具体时间问题,举例:某公司2020年某农金通采购项目合同中未明确试运行期结束日期,仅规定“从初验合格证书签署后的第2日起,甲方对合同系统进行试运行。试运行期结束,合同系统达到乙方承诺满足的技术要求和指标后,乙方应提请甲方签署终验合格证书”。

  2.合同签订内容与供应商承诺不一致

  如工期、质保期、人员、培训计划等与供应商应答承诺不一致问题,举例:某公司某无线网桥采购项目合同正文保修期36个月,供应商承诺46个月。

  3.合同前后描述不一致

  如质保期、工期、承诺等同一内容前后描述不一致问题,举例:某公司某法务通平台采购项目合同中“质保期”描述不一致。一处是24个月,另一处是78个月。

  4.合同签订内容不完整

  如未将供应商承诺内容签署至合同内容中等问题,举例:某公司某广告媒介采购项目谈判确定的“赠送44个网点价值19800元的视频广告,免费播放3个月”未签到合同内容中。

  5.关键信息缺失

  如合同关键内容出现空缺等问题,举例:某公司某车辆维修服务项目签订合同8.2条款有空项:关于双方于10日内不能协商解决争议的,则按以下第【1】方式解决(1)提交至仲裁委员会仲裁。

  以上问题的产生原因可能是合同起草、审批人员工作不细致导致的人为错误,也不排除潜在的廉洁风险隐患。实质性条款的错漏容易导致合同执行时的纠纷,给公司造成损失。

未标题-2.jpg

  三、应对措施

  (一)加强合同管理业务培训

  加大对各部门合同管理相关人员的培训力度,使其增强合法合规意识和重合同守信用意识,充分认识到规范签订合同对防范经济纠纷发生、保护企业合法权益的重要性,熟悉合同法律知识、企业合同管理制度流程和相关工作要求,熟练掌握合同管理操作实务,进一步提高合同管理的质量和效率。

  (二)严格执行内控制度和合同管理制度

  内控制度规范了经营管理过程中的诸多环节,是规范管理、防范风险的重要基础;合同管理制度是合同管理操作环节中应遵循的基本制度,两者是相互支撑的制度体系,缺一不可。在项目实施之前,必须按照内控制度和合同管理要求,依照项目管理程序,充分做好各项事前准备工作,规范签订相关合同。

  (三)区别项目分类办理合同

  针对项目计划安排、项目审批程序等特点,根据生产经营的实际,把合同项目划分为重大项目、常规性项目、应急性项目、零碎性项目。根据项目类别,应针对不同项目的性质和情况对合同管理采取相应的措施,合理调整优化项目管理流程和要求,尽量避免倒签合同的情况发生。

  (四)优化合同审批流程

  在项目实施过程中,加强合同管理工作环节中各个部门之间的沟通和协调,进一步简化合同审批管理程序,减少重复、无效的管理环节,优化合同管理系统的审批流程,提高合同审批效率,尽快完成合同审批,确保合同及时签订。

  (五)合同份额预警

  采购部门每月汇总目前执行中合同份额情况发送各需求部门,对于执行份额超过70%的进行重点提醒,督促需求部门提前做好准备,对后期仍需采购的项目提前准备相关采购材料,保证后续采购顺利实施,避免出现合同断档、倒签等问题。

  (六)制定承诺模板

  为保证厂家承诺描述格式与合同相关内容格式一致,避免出现合同签订与供应商承诺描述不一致情况,特在招标文件中制定了承诺模板,如目前ICT项目标书中工期、质保期等内容均提供承诺模板供投标人参考,投标人仅需填写数字即可,具体格式如下:

  “质保期承诺:承诺自终验合格证书签发第二天起提供xx个月免费保修服务”“工期承诺:承诺合同签订后xx日内完成软件开发至上线运行工作”。

  (七)制定合同签订注意事项模板

  在评审报告中制定“合同签订注意事项”模板,提醒采购人在签订合同时加以注意。签订合同时,采购人应根据采购文件、中选人的应答及评审报告中的提醒内容,编制合同文本,如下表所示:

合同签订注意事项表

4.采购一线3P 采购项目合同签订存在问题与对策.jpg

  (八)建立合同复核机制

  与供应商签署合同前,采购项目经理初步核查合同文本,核查无误后将合同文本、采购文件、应答文件、评审报告等资料提供给招标代理人员和需求部门负责人进行复核,复核无误后方可提供给中选供应商确认,重点审核以下几个方面:

  1.合同文本是否与采购文件中的商务规范书内容一致;

  2.应答文件中的服务承诺、赠送优惠、响应时间、工期、质保期等内容是否体现在合同文本中;

  3.评审报告中“合同签订注意事项”是否体现在合同文本中。

  (九)定期开展合同专项检查

  每季度常态化开展合同专项检查工作,对季度全量合同进行检查,项目经理先自查,自查无误后进行合同互查,对于发现的问题进行通报并限期整改,及时挽回或者避免损失。项目经理要对发现的问题及时进行总结反思,不断提升采购工作的严谨性,避免再次发生同类错误。

  四、结语

  通过以上应对措施的实施,2021年一季度该公司合同签订问题明显减少,极大降低了公司生产经营中的风险隐患,确保了合同项目的顺利实施,为公司高质量发展做到有力支撑。

责编:梁晋
京ICP备16068661号-3 ©CopyRight 2018-2021 《中国招标》杂志社有限公司 版权所有