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如何加快公共资源交易电子化档案管理

2020年01月07日 作者:徐军 打印 收藏

  近年来,公共资源交易市场发展良好,交易范围不断拓展,交易活动日趋规范,对提高投资效率、推动宁夏经济社会发展起着重要作用。随着公共资源交易中心业务的增大,产生了大量的档案文件。这些档案是系统反映公共资源交易决策、交易过程和交易结果的全过程重要痕迹,是全面检查公共资源交易各方主体履职表现的重要凭证。同时,公共资源交易是涉及政府资金监管的一个重要领域,交易档案作为交易监管的一个重要实现手段,对档案管理要求高,存档时间要求长。随着公共资源交易电子化、信息化的推进,交易数据剧增,这些数据的收集、管理、保存和利用均需要电子化手段来实现,因此实现公共资源交易档案电子化成为趋势。

  建设公共资源交易档案电子化管理的意义

  公共资源交易电子档案管理系统是指能够对交易电子档案进行收集、整理、鉴定、统计、维护、利用和处置的计算机信息系统。与传统档案管理模式相比,电子化档案管理具有保存周期长、数据不可逆转、经济高效等优势。电子化档案能实现与前端业务系统对接,实现自动收集归档、科学管理,有效减轻了档案工作人员繁重的归档工作,提高了工作效率;在利用方面,通过档案信息系统可实现类似百度的一体化检索,在线借阅利用,无需到档案库房,不受时间及空间的限制,简化流程;在保管方面,电子档案逐渐替代实体纸质档案,实现单套制管理,很大程度上节约纸张、促进环保、节约实体档案库房面积,节约了成本。

  完善公共资源交易档案信息化的管理制度

  建议公共资源交易会同档案局根据公共资源交易自身档案管理实际情况制定详细、具体、规范、科学的电子化档案管理规章制度,以加速档案管理电子化、信息化的进程,保证档案管理信息化工作的顺利实施。科学、规范、合理的公共资源交易档案管理制度为档案管理电子化、信息化建设提供有力的依据和保障。

  2017年12月,湖北省公共资源交易监督管理局、省档案局联合制定了《湖北省公共资源招标投标电子档案管理试行办法》,电子档案管理正式起步。

  宁夏公共资源交易管理可以参照其他省市制定的公共资源交易档案信息化(电子化)管理办法,结合宁夏的实际情况从档案的形成、档案的移交和归档、档案的保管、档案的利用和销毁、档案监督管理等方面进行制度性规范。

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  “全流程电子化”是实现公共资源电子档案管理的基础

  目前,公共资源交易电子平台仍未真正意义上实现“全流程电子化”,部分业务环节数据仍存在纸质文件档案,实现电子化档案管理首先需要保证真正的“全流程电子化”。 从公共资源交易业务:建设工程、政府采购、土地交易、药品招标来看,业务环节众多,流程较为复杂,存在多种交易方式,各种交易方式所产生的资料不尽相同,且同一业务环节数据存在变更情况,相应的电子档案需要针对各种交易方式,各交易环节每次的变更情况实时形成档案。

  现在公共资源交易平台整合工作正在全国展开,以“统一服务平台、统一制度规则、统一信息共享、统一专家资源”为重点,将工程建设项目招投标、土地使用权与矿业权出让、国有产权交易、政府采购、药品招标等分散项目逐步划入公共资源交易平台,最终实现“平台之外无交易”的目标。随着公共资源交易平台的整合,也对公共资源交易项目档案管理工作提出了新的要求。因为公共资源交易平台整合之后,交易项目和门类随之增加,档案资料涉及面更广,数量更加庞大,作为标后监管的重要组成部分,档案管理工作必须适应这种变化。可以利用此整合过程,逐步搭建公共资源交易电子平台,在电子招标投标系统中增加档案管理模块。

  公共资源交易电子化档案管理系统的功能

  交易电子化档案系统按照建设工程、政府采购、土地矿产交易、药招等项目类型,从项目进场、时间场地安排、公告发布、标段信息、投标报名、保证金缴纳、开标评标、中标公示到保证金退还等交易流程,对项目交易资料和音频视频资料按照项目分类,交易完成后由系统自动生成、统一编号,自动分类、统一存放,自动整理、统一归档。同时,该系统与公共资源交易业务系统无缝对接,支持系统用户模糊查询、在线查阅,达到了对档案信息全过程的高效管理。全面实现公共资源交易过程全程留痕、永久记录,彻底解决传统纸质档案归档困难、数量繁多、检索效率低、保存成本高等难题,为政府监管提供数据支撑,为市场主体提供便捷服务。

  各方合力推进公共资源交易档案管理电子化

  公共资源交易档案管理电子化的实现,离不开各地交易机构的重视和推动,同样也离不开市场上相关领域信息化服务商的助推。建议尽快申请资金建设公共资源交易档案管理电子化系统,同时对外地已建成的电子化档案系统进行考察,取长补短。

  目前,国泰新点电子化档案系统已在江苏省镇江市公共资源交易平台、湖北宜昌公共资源交易平台等多个交易平台落地应用;上海中信已成功开发完成天津市政府采购中心档案管理系统建设项目,并承接完成了河北公共资源交易中心“基于云平台的全省公共资源交易业务电子档案管理模式的实证研究课题”。宁夏需要对各平台的特点进行调研,以便择优选出适合自己的平台。

  (作者单位:宁夏公共资源交易中心)


责编:冯君
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