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重点工程项目招投标档案的管理

2020年09月04日 作者:徐敏 打印 收藏

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  一、档案材料内容

  招投标管理是本着“公开、公平、公正”的基本原则进行,所以,招投标管理活动中每个招标环节的归档科学性和合理性,以及每个招标程序的最终形成的招标文件档案材料的科学归档使用范围都至关重要,对整个招标工程项目文件档案材料的归档系统和科学完整性都会有很大的影响。由于招标内容相对复杂,需要的招标文件相对较多,由此可将招投标工作程序划分成以下3个主要阶段。

  1.前期资料准备:包括招标项目申请表及招标有关资料附件,招标项目决策书及组织人员名单和正式招标项目代理文件协议;

  2.招标申请过程:包括招标项目公告或公开邀请正式招标的有关批件、投标过程申请人资料汇总文件名单、投标过程资格限价预审检查报告及有关附件等;

  3.评标过程签约:包括开标抽签记录、评标签约委员会主席名单、开标签约记录、评标检查报告及有关附件、决标结果报告,中标,终止通知书、合同文件副本等。

  需注意的是,如果发生投诉举报事件,还要准备相关投诉报告举报书、投诉举报处理业务往来证明函件等其他投诉举报处理相关资料。

  二、存在的主要问题

  1.数量较多,且大小规格样式不一,库房管理负担较大

  比如,城市的一些重点项目工程建设招标项目需要参加的招标单位往往很多,由此使得招投标相关文件的参加数量也随之增多。除了这些,更让人数不胜数的当是那些没有通过中标的事业单位的招投标相关文件,而且这些招标文件至少一式三套。因为目前行业还没有规定规格的具体大小,也没有关于保管使用时间及其长短的明确要求。有些文件因规格太大导致资料无法入盒,给项目档案资料保管和资源利用管理带来了不小的麻烦。

  2.规章制度不健全,造成管理混乱

  一些建设单位没有建立健全的招投标管理制度,导致有些建设单位招标代理在签订投标合约以后,一切都听招标代理的,人家给什么就接受什么;甚至还有的建设单位招投标的文件归档档案范围和文件要求一塌糊涂,文件资料没有一定的档案分类管理标准,堆放的到处都是。以至于对以后招标档案的资料查询、管理使用和档案审计工作都会带来很大的问题。

  3.专业档案软件单一,制约了企业档案信息资源的管理共享

  现在很多大型企业已经采用了专业评价档案管理软件系统,但是并不一定能与企业评价档案管理软件系统实现无缝对接,进行档案查询时,只能根据企业档案号到企业档案室进行翻阅,不仅加大了档案工作量不说,还很容易造成企业档案的破损。

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  三、建议

  1.明确招投标单位档案管理的职责分工合作

  明确招标相关岗位责任人以及招标相关主管部门的工作职责,进一步加强规范招标档案管理,做到岗位分工合理,责任明确。重大项目的招投标相关档案及其原始记录的立卷收集、整理和集中移交应提交给当地招标档案代理服务机构负责处理,立卷、归档、集中整理保管可移交给当地建设项目单位部门负责。建设事业单位档案应该由质量技术监督部门或者综合管理档案室工作人员共同组成,要明确综合档案管理部门负责人。主要工作负责档案接收、立卷、归档,并将其档案纳入本事业单位财务档案综合管理系统分类服务体系,实现档案集中管理。

  2.如何建立健全招投标项目档案管理

  在实际招标工作中,建设项目单位主要职责是通过依据《招标投标法实施条例》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等相关规定整理招投标建设项目相关档案,而相关规定中并没有对招投标项目档案的管理办法做出详细化的规定。要想改变这种现状,一方面要不断完善细化各地政府现有的建设工程招投标文件档案管理工作方法,另一方面还要与招标交易服务中心部门加强沟通联系,业务文件审核工作人员在招标文件的检查收集整理过程中,要严格按照相关标准,不合格符合标准的不准予办理,以利于规范文件档案使用材料。

  3.规范招标档案资料的收集、整理和鉴定

  招标档案文件材料积累和收集至关重要,可以根据招投标档案文件资料形成的不同及其性质、内容、数量的多少为分类标准,用来进行资料编制和收集整理。精简企业资料库存收集管理清单,是有效减少企业库存资料数量的重要前提。除了配合上文中笔者所提到的企业准备投标工作以外,还应该在招投标管理办公室能力允许的条件情况下,建立一个企业诚信记录档案和企业信用记录投标人,这样一来以后的企业投标服务项目执业资审资格文件和信用投标资格文件就完全可以不再需要提交人员执业资历等相关文件。不但减少了对重复招标资料投入的管理工作量,同时也减少了招标档案的保存数量。再有,为了更好方便以后的招标管理工作,建设招标单位代理应该将移交后的表格在统一生成格式后再次印发给其他招标单位代理。中标承办单位发给投标人的文件一正三副,正本均可以用来在开标时进行唱标,副本则是作为文件正本的投标监督检查文本。两者都在内容上没有根本的法律区别,只是其在法律上的效益不同。如果证件正本和证书副本之间产生了争执,应以相关正本规定为准。因此为了减少产品库存的数量,未中标的单位只要保留正本就可以了。其次,档案对原资料的保存质量也是很重要的一部分。主要要求检查的是该文件数据是否确定为数据原件,是否包含有该份文件数据形成持续时间。

  4.明确招投标项目档案的建立组卷标准

  招标各项目的斟察、设计、工程质量监理、施工、装修以及材料加工设备等项目应当分别建立组卷。招投标相关文件的建档立卷和材料归档,应严格遵循招标文件归档材料的相关规定。同一个招标项目分为多阶段进行招标的,每一阶段招标应分别发一组卷,内容相同的备考材料,不必进行重复收集归档,在个人备考材料表中明确注明内容即可,卷与卷之间还应保持相互沟通联系。

  5.提高国家档案管理信息化业务管理和信息服务水平

  公司通过对国家档案管理专业业务管理信息系统与招投标档案管理信息系统的数据接口进行连接,实现档案条目实时检索和全文检索,并不断优化实现招投标相关档案的实时数字化信息管理。项目档案的整理编制调研整理工作以及资料编制的资料汇编,内容一般应该由主要录入中标项目名称、中标项目单位、合同文件金额、合同文件签订截止日期四项组成,并对主要项目数据应该进行系统分类、汇总、分析,然后对各类主要数据按照项目档案的利用分类管理要求以及各类数据之间的实际联系方式进行分析整合,各类数据分析统计报表的数据进行通过插件优化处理,改变以往单一,静止的档案文件服务提供商的利用管理方式,为广大用户企业提供一种图文并茂一体化的档案优质服务,为各招投标代理单位和项目有关管理部门人员提供大量综合性有用的档案信息实现项目档案的管理精细化、科学化、信息化,充分发挥招投标项目档案的利用价值。

  6.做好招标档案的查询借阅、保管

  招投标人的档案具有很强的保密性,除了为招标工程的全体招标人、投标人、招标登记代理服务机构以及国家纪检监察相关部门等行政司法机关人员提供档案查询管理服务以外,应当保密。为了有效保证个人档案的使用安全性,投标申请文件的格式正副本必须在文件封面上明确注明,正本每一页都要求加盖相关投标人单位公章,副本内页可以作为复印件。另外,档案的合理借阅和保存使用方式应以文件副本档案为主。招标文件投标人的档案应在招标档案室进行查询,需要自行复制或将招标档案对外借出的,应严格按规定及时办理招标审批登记手续。

  总之,重点项目建设工程招投标管理档案工作是重点工程招投标管理工作的重要记载,它在重点工程项目规划建设管理过程中一直起着重要指导作用。建立全国统一规范的项目档案管理规章制度,不断创新招投标项目档案管理工作方法,是基本实现国家建设工程质量科学管理必不可少的一项技术性和基础设施工作,更是有效保证国家重点领域建设工程质量水平全面提高的有效保障措施。

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  参考文献:

  [1]刘益慧.浅谈广州城市新区重点建筑工程建设投资项目招投标相关档案的管理规范使用管理[j].黑龙江史志,015(13):193.

  [2]袁湘芸.浅谈城市重点建设工程项目招投标相关档案的规范管理[j].浙江档案,010(10):33.

责编:梁晋
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