基于“一站式”服务的高校招标采购系统建设 ——以重庆市某大学为例

　　工程建设项目招标和政府采购是高校开展经济活动的主要途径，不论是校园、校舍等工程项目的建设，教室、实验室的设备购置，还是师生生活物资保障等，都与招标采购活动息息相关。规范且高效的招标采购活动，不但能为高校引入高质量的合作供应商，促进高校的良性发展，其充分的竞争机制也能为高校节约资金。可以说，招标采购工作是保障高校教学科研活动顺利开展的基础性支撑。如何做好招标采购工作，充分发挥资金的使用效益，保障高校教学、科研活动和人才培养的顺利开展，为建设中国特色、世界一流的大学和优势学科提供有力支撑，是高校招标采购管理部门的共同课题。

　　当前，国内外已经有不少高校探索建设了一站式服务的招标采购系统，并取得了一定的成效。例如，澳大利亚弗林德斯大学搭建了名为“UniSA Buy”的一站式服务采购系统，该系统将采购流程集成到一个平台上，供应商和采购人员可以通过该系统进行在线交互。近年来，国内高校也开始积极探索一站式服务的招标采购系统的建设，并在项目招标采购中取得了较好效果。案例表明，一站式服务的招标采购系统的建设对于提高招标采购的效率和质量具有重要意义。但是，国内关于一站式服务的招标采购系统建设的理论研究还比较少，尚未形成一套完整的理论体系和实践经验。笔者对一站式服务的招标采购系统的建设进行深入探讨和研究，总结国内外相关研究经验和实践，为高校的招标采购工作提供借鉴和参考。

　　建设背景

　　某大学的招标采购工作实现了工程建设项目招投标和政府采购的归口统一管理，为实现招标采购的全流程一站式服务提供了业务层面的基础条件；某大学经过长期的信息化建设积累，在校内实现了基于教职工身份识别的统一身份认证，可一键登录不同的业务系统；与招标采购相关的电子化交易平台以及人事、财务、资产等主要业务系统也已建设完成，为一站式招标采购系统提供了软件环境；某大学在线下设有财务、国资、教务、档案、校园卡等办事大厅，为线上一站式服务提供了宝贵的建设经验。

　　在此背景下，某大学从2019年开始，经过充分的校内外调研，确定建设线上一站式招标采购系统，打破师生办事时空限制、地域限制，打破部门的藩篱，把招标采购及其相关业务全部线上化，从而实现“信息多跑路、师生少跑腿”的建设目标。

　　建设思路

　　一站式招标采购系统的主要建设思路是以招标采购项目的资金流向为主线，打造全流程的招标采购信息化系统，并形成完整的数据链条，与其他相关业务系统之间实现无缝数据对接，为采购人提供全流程一站式线上服务。

　　一个入口

　　一个入口是指以用户为中心的服务平台，项目申请是唯一的入口，如图1所示。通过招标采购系统构建全流程业务场景，让采购人在采购项目的全生命周期不用切换系统，不用线下跑腿，不用找领导签字，通过招标采购系统即可完成所有工作。如此，将其应用到高校采购中，老师的大部分精力便可以回归到教学、科研上。

图1　一个入口

　　一套流程

　　一套流程是指以招标采购业务为驱动的流程再造，实现跨平台流程整合，具体流程如图2所示。以招标采购业务为核心，将各二级单位、管理部门涉及采购业务及相关信息的系统进行整合，形成一套跨多系统、跨多部门的管理流程，所有业务清晰明了，方便采购人及各管理部门处理事务。

图2　一套流程

　　一条主线

　　一条主线是指以招标采购项目的资金流向为视角，而不局限于招标采购活动本身，以资金为视角是建设全流程“一站式”的关键，如图3所示。从预算开始至结算结束，实现项目全流程资金监控，通过招标采购系统让管理部门对整体采购项目资金进行全流程、各环节的全面把控。

图3　一条主线

　　一次录入

　　一次录入是指以数据为基础的共享服务，实现重复数据一次录入，如图4所示。通过招标采购系统与各个系统的数据集成，实现数据在不同平台之间的自动共享，避免同一数据在不同系统之间的人工重复录入，减少负担，提高工作效率。

图4　一次录入

　　此外，为了适应灵活多变的业务流程以及不同业务系统之间的数据对接，在技术层面上，还需要基于目前主流的软件开发技术。如可视化的BPM流程引擎，通过简单的表单及流程绘制、参数配置，即可快速构建业务流程；API标准接口规范，统一数据接口标准；功能模块化，提高复用率，便于数据调用和各类服务事项流程或应用开发；基于HTML5实现多终端同步，满足用户多终端的使用需求等。

　　建设方法

　　加强统筹协调，做好总体规划

　　“一站式”招标采购系统建设是一项全局性系统工程，加强统筹协调，做好总体规划，是系统建设的关键。招标采购全流程涉及多项业务、多个部门，必须厘清部门之间的业务边界，明确相关部门的职责、系统建设原则、供应商配合协调、绩效目标等，围绕“量大面广”的服务流程开展建设，做好项目规划，分期实施，不断优化迭代，深化一站式服务的内涵。

　　做好需求调研，掌握用户画像

　　做好需求调研，掌握用户画像是软件系统开发的基础。通过问卷调查、典型用户访谈、实地走访、深入兄弟高校调研等手段，收集师生对招标采购业务的理解，掌握师生的功能需求和使用习惯，了解采购人的业务难点及痛点。最终把招标采购系统的主要用户确定为：未从事过招标采购工作，不了解流程，对计算机使用较为熟练，从事教学科研工作的老师。

　　梳理服务事项，简化业务流程

　　全面梳理服务事项，设计业务流程是一站式招标采购系统建设的核心环节。针对不了解招标采购业务的用户，功能设计和流程设计特别关键，主旨业务必须清晰，上下游业务之间要有关联，还要做好不同业务系统之间的链接和跳转。经过反复论证，结合工作实际，招标采购系统提供了招标采购项目的申报和审核、招标采购项目的执行、电子合同审签、资产验收建账、财务报销等五大线上服务事项。

　　夯实数据标准，实现系统集成

　　以解决“同一数据反复填写”问题为突破口，打造个人数据中心以消除数据孤岛，实现不同业务系统之间的数据共享为目标，制定招标采购业务基础数据规范。根据《政府采购业务基础数据规范》和《高校共享数据采集规范》以及国家及行业的相关数据标准，全面梳理校内各业务系统中涉及招标采购的数据格式进行数据治理，并以招标采购系统为主数据夯实数据标准。

　　重视用户体验，做好交互设计

　　业务系统界面是用户办事的窗口，通过优化交互设计，为采购人提供简单易懂的系统菜单和界面，可以进一步提升工作效率和用户体验。

　　1.页面设计简洁易读。招标采购系统的整体页面视觉设计与学校主页的视觉识别保持高度一致，页面主色采用深蓝色，业务流程图标颜色留白，为方便用户读取流程状态，显示绿色表示通过、显示红色即被驳回。系统中的表单也经过统一的视觉设计，整个页面设计都简洁易读。

　　2.功能布局直观高效。首页工作台显示当前待办事项，突出重点，功能菜单主要包含申购管理、采购管理、合同管理、验收建账、支付管理等栏目，通过菜单和数字的顺序，引导业务流程直观高效。

　　3.流程操作简单易用。流程详情配有业务主题和简明的流程说明，流程审批节点负责人信息公开，便于申请人取得联系。流程支持同一节点多人处理，流程可以转办、抄送。流程申请人和管理人可以通过站内消息提醒和短信提醒功能，督促流程快速办理，进一步提高用户的办事效率。

　　打造移动应用，推进掌上服务

　　移动应用是当前互联网应用的发展趋势，移动化的核心在于将网上办事的所有流程进行移动化或页面自适应处理，用户或管理员可以在移动端在线提交、审批处理。根据调研反馈，用户在等待审批的流程中耗时最长，其中因为审核节点负责人差旅、会议、教学等原因导致的流程停滞最为普遍。此外，某大学为给采购人提供类似个人网上购物的体验，建设有校内的电商平台。为了采购人离开PC端环境也一样可以处理采购业务，通过开发不同的微信小程序，分别解决流程审批和在线采购的业务需求，并通过微信公众号进行聚合，打造移动应用场景，推进掌上服务。

　　平台架构

　　招标采购业务应用以采购项目为基础，首先开展招标采购计划的管理业务，其次开展采购执行业务，再次根据采购明细与供应商投标响应，依次开展合同管理业务、履约验收业务，进行结算支付，最后综合各种数据进行数据分析。招标采购核心业务应用架构设计如图5所示。

图５　招标采购核心业务架构

　　建设成效

　　线上业务，“一站式”引导

　　某大学招标采购系统建成后，涉及招标采购的管理和交易的全部业务流程均实现了线上操作，初步实现了招标采购全流程的信息化管理。通过上下游业务环节的串联和关联业务系统之间的集成以及待办事项的提醒，实现了采购全流程的一站式引导，减少了用户的学习成本，提高了工作效率。

　　招标采购，规范透明

　　规范的业务流程，减少人为的干预和操纵，保证招标采购的管理过程按照学校相关的规章制度运行，电子化的交易平台提高了招标采购交易环节的透明度。因此，不论是在采购管理环节还是在采购交易环节，都保障了招标采购规范透明。

　　招采数据，智能流转

　　一站式网上办事大厅通过与业务系统的数据联动，实现了智能流转。例如，采购人在提交采购申请时，身份信息通过人力资源系统推送无须填写；预算信息通过财务系统导入，采购人选择即可；流程中需要用到的经费负责人、单位负责人信息均由其他业务系统提供，系统自动配置流程，采购合同需要的结果数据以及资产验收建账数据，由招标采购结果提供，实现了业务数据的智能流转。

　　流程可视，优化持续

　　系统采用了可视化流程引擎，可以根据管理需要随时进行增减和设置判断条件，不断优化业务流程。例如，货物类采购项目申请流程，此前设计的流程是“申请人-经费负责人-单位负责人—归口管理部门经办人-归口管理部门科室负责人-归口管理部门分管领导-归口管理部门负责人—归口管理部门分管校领导”，流程长且繁杂。通过对流程进行简化、优化，小额货物类采购项目减少了不必要的审批环节，在经费负责人审批后，由归口部门经办人审核即可，改变流程只需要增加判断条件，再删掉多余审核节点即可启用，不需要改写代码。

　　效率提升，用户满意

　　满意度问卷调查显示，95%的用户对一站式招标采购系统满意。在系统优化建议方面，8%的用户认为系统的交互界面仍需要优化，5%的用户认为采购管理和交易系统的集成还需要深入，功能界面要趋于一致，3%的用户认为部分流程需要再优化，尽量减少人工审核的环节，加快审批进度。

　　一站式招标采购系统是推动高校招标采购工作规范高效开展的必要手段，也是教学科研工作顺利开展的有力支撑。一站式招标采购系统建设过程中，做好顶层规划是关键，掌握用户需求是基础，业务系统集成是核心，数据治理和共享是重点。系统使用过程中，还应持续进行流程优化、重视师生意见反馈、加强使用数据分析，不断深化一站式服务内涵。总之，一站式招标采购系统的建设一直在路上。

　　（本文系2022年中国教育会计学会高校政府采购分会立项研究课题阶段性研究成果）

　　（作者单位：西南大学采购与招投标管理中心）