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电网企业采购服务管理可视化应用研究

2019年11月05日 作者:甘卓辉 苏书坚 打印 收藏

【摘要】随着电网采购规模不断加大,电网招标采购的管理难度也不断加大。如何借助信息技术实现更高效的管理和更精益的服务变得迫在眉睫。而采购服务管理可视化,是电网企业招标采购管理信息化的一种重要尝试。本文围绕采购服务管理可视化的技术路线、指标体系构建、应用等方面展开了论述。

【关键词】招标采购;管理标准化;指标体系;数据可视化

一、引言

近年来我国电网建设蓬勃发展,电网采购规模不断增加的同时集中采购力度不断加大,给电网招标采购的管理带来较大的压力。现在面临采购服务人均承接项目业务量大,各类评标资源紧张,服务和进度保障压力大等问题。因此,如何借助信息技术实现更高效的管理和更精益的服务变得迫在眉睫。而采购服务管理可视化,是电网企业招标采购管理信息化的一种重要尝试,它不仅可以实时监控采购服务全过程的关键环节信息,还可以对数据进行统计分析,有助于规范采购业务活动,强化廉洁风险管控,提升采购服务质量,提高采购业务效率,促进采购服务精益管理。

二、技术路线

1.总体思路

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图1  采购服务管理可视化总体思路

在梳理采购服务业务体系基础上,以采购服务管理现状与目标为导向,将采购服务数据指标化,通过基础数据分析,选取合适的可视化方法,实现采购服务管理的可视化。

2.理论模型

可视化可以认为是从数据到可视化形式再到人的感知系统的可调节的映射。如图2是这些映射的一个图示,它是信息可视化的一个简单参考模型。在该模型中,从原始数据到人,中间要经历一系列数据变换。

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图2  信息可视化模型

图中从左到右的每个箭头表示的都可能是一连串的变换。从人到每个变换(从右到左)的箭头,表明用户操作的控制对这些变换的调整。数据变换把原始数据映射为数据表(数据的相关性描述);可视化映射把数据表转换为可视化结构(结合了空间基、标记和图形属性的结构);视图变换通过定义位置、缩放比例、裁减等图形参数创建可视化结构的视图;用户的交互动作则用来控制这些变换的参数,例如把视图约束到特定的数据范围,或者改变变换的 属性等。信息可视化要解决的主要问题就是上述参考模型中的映射、变换及交互控制。

3.前提条件

(1)构建采购服务数据可视化指标体系

构建采购服务数据可视化指标体系是采购服务管理可视化的前提,因此需要对采购服务全过程进行梳理。如图3所示采购服务流程分为立项阶段、准备阶段、实施阶段和收尾阶段,基于现有基础及特点,综合利用SWOT分析法、WBS任务分解法、PDCA等方法分析作业流程标准的优势与劣势,总结成熟经验,防范可能存在的风险与威胁,全面梳理采购服务管理,使采购服务管理体系化、规范化、精细化。

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图3  采购服务业务蓝图

(2)采购服务管理的信息化架构需求

采购服务全过程的信息化实现,为指标数据的获取提供良好环境。对采购服务管理的信息化架构需求参考图4。

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图4依据业务蓝图规划采购服务管理的信息化需求


4.实施原则

(1)数据可得性原则

数据可获取性原则就是指采购服务数据是便于通过信息系统获取的,包含结构化数据与非结构化数据。收集或获得的数据是能够进行有效的分析的,没有较多的无效数据。

(2)目标导向原则

数据收集、加工、分析与可视化应基于采购服务管理的目标,服务于采购服务业务运营与管理决策的需要,导向性、目的性应非常清晰,并明确各项可视化内容的使用场景与方法。

(3)关联性原则

采购服务数据可视化需要满足采购服务管理的要求,及时采集、分析、呈现数据,满足管理的时效性要求。在错综复杂的数据中,很难发现不同维度和指标之间的关联关系,通过数据可视化的方式则可以轻松验证。

(4)真实准确性原则

采购服务数据可视化要确保数据真实有效、数据可视化呈现科学合理,不能够因数据内容的不准确、不真实,以及数据呈现方法不合理而造成数据反映的情况与客观实际不符,或误导可视化使用者,因而造成决策的失效或失误。

三、构建指标体系

1.指标体系的设计步骤

明确了总体设计思路后,结合实施原则,可按照如下的步骤进行指标体系的

设计:

(1)明确评价的目标本文所要评价的问题是采购服务业务过程中的进度、质量、成本、风险,需要找出各方面的优劣势。

(2)确定评价的对象本文的评价对象为采购品类、采购单位及业务人员。

(3)寻找评价的指标在明确了评价目标以及对象后,就可以寻找关联总目标的细化影响指标。本文根据采购服务业务流程,从项目立项阶段、准备阶段、实施阶段、收尾阶段四大模块,进行指标的寻找工作。(

4)筛选评价的指标根据所找出的指标和实施原则,选择操作性强、信息可靠的指标,合并相关性强的指标,通过一定的调整形成综合评价指标体系。

2.指标体系的构建

(1)指标体系框架

根据采购服务业务流程初步梳理的数据项,以进度、质量、成本、风险四个管理目标维度进一步整理出采购服务数据可视化指标体系。

采购服务数据可视化指标分为微观指标和宏观指标两大类。微观指标体系用于监控单个项目在采购服务全流程关键环节的情况;宏观指标体系对一段时间内所有项目的微观指标统计分析,用于监控公司采购服务整体情况。

微观指标体系和宏观指标体系均由以下五类考核项构成:

①项目基本情况

在立项阶段对项目的各项基础信息进行定义,包括委托单位、项目类别、采购方式及预算金额等,主要用于追踪和标识项目。

②当前业务开展情况

在准备阶段、实施阶段、收尾阶段的核心流程,对关键环节的状态进行实时监控,包括是否完成和完成数量等情况。

③进度控制

在准备阶段、实施阶段、收尾阶段的核心流程,从进度把控的管理角度,对关键环节的用时进行统计分析和异常警示,包括完成用时、平均完成用时、计划完成率、按时完成率等多种指标。

④质量控制

在准备阶段、实施阶段、收尾阶段的核心流程,从质量把控的管理角度,对关键环节的工作质量进行统计分析和异常警示,包括变更次数、驳回率、审批完成率等多种指标。

⑤成本控制

在采购服务管理全过程中,从成本把控的管理角度,对关键环节的费用使用情况进行成本分析,包括应收代理费、实收代理费、资金节约率等指标。

(2)指标体系构成

①指标库

根据指标体系框架,对采购服务数据指标库进行三级设计,如表1所示:

表1 采购服务数据指标库

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②数据字典

对指标的数据字典格式进行设计,如表2(以方案完成用时为例):

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四、可视化应用

1.可视化的呈现形式

为数据指标选择合适的可视化图表,可分成四个步骤:分析数据>明确目标>分析功能>选择图表。在明确目标和场景的前提下,从数据的特性选择更加细分的图表类型,适应于用户的功能需求,有利于用户做决策。常用的可视化图表类型可以分为比较类、分布类、流程类、占比类、区间类、关联类、趋势类、时间类、地图类等

2.可视化的呈现管理

(1)数据动态更新

由于采购业务有着数据量大、变化快、变动大等特点,同时采购服务管理可视化平台又与各业务系统数据库关系密切,所以需要建立可视化平台与各业务数据库之间的动态更新,保持其现势性,以满足采购服务动态监管的需要。

(2)多维度交互

数据可视化通过利用视觉效果,通过地理空间、时间序列、逻辑关系等不同维度,把不同类型的数据呈现出来,以便理解数据背后蕴藏的价值、规律、趋势和关系。

数据可视化的交互级别一般有三类:一是静态模型,交互按“原样”显示,用户无法修改它们;二是可转换模型,可以允许用户改变用于分析的参数或者为数据集选择不同形式的视觉映射;三是可操作模型,数据有时候是高度关联的,通过操作部分数据图形,可以获得关联数据的变化,从而产生新的见解是一种常见的交互操作方法。

(3)智能告警机制

根据可视化指标的告警需要,对告警信号进行定义,设置告警触发值并标注重要等级。系统可以根据告警信号重要等级,选择界面提示、系统音提示、短信通知等告警方式,及时告知业务人员相关指标出现异常。

3.可视化的典型案例

以“方案完成用时”数据指标为例,从采购品类、业务人员、总体效率成长性三个角度进行统计分析,并借助可视化技术展示数据,从进度控制方面为企业管理人员提供辅助决策,实现精益管理。

(1)从采购品类角度分析展示

项目立项时确定采购范围及采购品类,在采购项目准备阶段根据采购品类特点及项目具体需求制定采购方案。不同采购品类的采购方案存在差异,因此相关业主单位及业务人员在编制采购方案时效率会有差异。通过横向对比各个采购品类的方案完成用时,可以了解到各个采购品类的采购方案的编制难易情况并针对性去优化采购策略。

(2)从业务人员角度分析展示

承担类似工作的同一部门不同业务人员,因个人能力、业务经验等原因,在编制采购方案时的效率存在差异。通过横向对比各业务人员的方案完成平均用时,可以了解到各业务人员的工作情况,为绩效考核、培训计划等人力资源管理提供辅助决策。

(3)从总体效率成长性角度分析展示

最近一年度以月为周期,对企业所有的采购项目在方案完成平均用时方面进行追踪分析,可以侧面了解到在采购品类标准化和优化、业务人员培训等企业精益管理上的成果情况。

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五、结束语

数据可视化不仅是数据可视化呈现的过程,还包括数据采集、数据整理、数据分析、数据挖掘等一系列复杂的过程,才能将海量数据所蕴含的深层含义以有效的方式呈现,使其变得亲切生动,达到可视化效果。采购服务数据可视化的目的就是对采购服务全过程数据进行采集、加工、统计、分析及可视化展示,实现采购服务资源配置合理化、调度科学化,以逐步完善采购服务管理,提升采购服务能力与水平,提高采购服务效率,促进采购服务精益管理。

(作者单位:南方电网物资有限公司)

参考文献:

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