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家具采购,也可以这样!

2019年10月28日 作者:刘锋 李晓平 韩黎 打印 收藏

家具属于政府采购标准统一的通用采购项目,通常被列入集采机构必采项目。然而,由于采购人的需求各不相同,也不是所有家具项目都能穷尽详细参数和要求。近期,笔者所在单位成功代理了一个需求比较特殊的家具项目,现做分享如下。

案情介绍

受某单位委托,采购科技园区入住企业使用的办公家具,采购预算20万元,采购方式为竞争性磋商。该科技园区还未装修完成,采购人只提出了所需家具的名称和数量,没有提出详细的技术参数,而是要求供应商根据科技园区的特点,就家具的颜色样式、规格尺寸、材料材质、生产工艺、技术要求、验收标准等提供解决方案。采购项目公告后,共有8家供应商报名,4家供应商递交响应文件,3家供应商参与最后报价,最终某公司以18.7万元的价格成交。

案情分析

此类无详细参数的家具采购项目在政府采购活动中较为罕见。一般情况下,各级政府均出台有办公家具配置标准,市场上的办公家具样式、材质、颜色组合也是较为统一的,采购家具只能“有所选择”。采购人往往会编制详细的采购需求方案,委托代理机构办理采购事宜。然而,此案例提到的科技园区使用的家具,其要求不仅仅局限于能够办公即可,更重要的是要体现科技园区的创新、超前、高端等特征,采购人往往缺乏这方面的专业设计能力。因此,借家具采购之机,让供应商展示其在设计理念、生产工艺、材料材质等方面的实力,提供整体解决方案,不失为一种明智的选择。

1.该模式的优点

(1)充分强化采购人的主体地位。采购人在市场调研、收集采购需求数据过程中,往往会受到潜在供应商的“绑架”。采购人或采用某一供应商提供的方案,或综合多家供应商的方案,是现行政府采购需求制定的“潜规则”,这样一来,采购人很容易被“套路”。没有技术参数,由供应商投标时给出整体解决方案,一是采购人处于相对超脱的主导地位,既不会面临被潜在供应商“绑架”的危险,也不用绞尽脑汁地想技术参数和评分细则;二是潜在供应商想把自己的产品通过控制技术参数、把自己的中标意图通过控制评分细则等方式强加给采购人根本无从下手,只能从如何实现采购人采购需求、完善投标方案上去下功夫,才有希望获得采购合同,从而使采购人的主体地位得以彰显。

(2)有效避免围标串标现象发生。围标串标现象在政府采购领域时有发生,由于难以获取证据一直得不到有效治理。没有参数的采购项目可以有效避免这种现象,一是不用某一家或者多家供应商提供参考方案,所有国内家具企业都是潜在供应商,其范围足够大,投标前有“想法”的供应商之间无法有效沟通,不容易形成“联盟”,自然不能串通;二是没有技术参数就不能事先控制产品,自然无法“安排”其他供应商陪标而事先串通。所有供应商只能着重分析采购需求,从设计理念、生产工艺等方面下功夫,编写完善的投标响应方案,以真正竞争的态度对待采购项目,从而营造出公平公正的投标环境。

(3)努力促进供应商提高自身水平。目前,政府采购市场的供应商能力差异很大,有的兼具研发、生产、销售、维保实力,但不懂采购政策,缺乏投标策略;有的有投标经验,但没有研发实力,只能按需加工;有的纯属销售性质,有啥卖啥,不能买啥有啥。一些供应商靠强加、“绑架”采购人的营销方式获得采购合同,而没有真正的市场竞争力。没有参数的采购项目,供应商只能靠自己的“真本事”打动评委,故而要求供应商既要有较高水平的研发设计、生产制作、安装维护团队,还要有分析市场竞争状况、熟悉采购政策、能够制定良好投标策略的技术团队,只有各项能力均达到一定水平的供应商,才能占领更多市场份额,更好地履行采购合同。这种模式能够倒逼供应商建立完善的竞争机制,配置高水平的队伍,提高自身综合竞争实力,符合家具市场良好的可持续发展的外在要求。

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2.该模式的缺点

(1)文件编制难。代理机构工作人员编制文件和潜在供应商制作投标响应文件均存在很大困难。为达到采购人想要的效果,代理机构编制采购文件时,既要打破传统采购项目模版化采购文件“复制-粘贴”的固有思维,又要思考如何让供应商充分展示自身实力而又不能太过复杂,做到恰到好处。供应商要充分了解项目情况,紧紧围绕采购人的采购意图,着重分析采购需求,融合使用者在艺术、科技、创新上的要求,综合环境、市场等因素,才能优化设计理念、考究材料选择、生成工艺、搭配色彩,设计出好的作品,进而生产出好的产品。供应商将以上要求综合起来转化成文字、图形、表格形成投标响应文件,确实很具挑战性。

(2)采购难。一是在市场响应程度不高的情况下,很难采购到高质量的产品,多数参与采购活动的供应商实力较弱,仍是家具加工、代工性质,往往不具备设计能力或者设计水平低下,产品质量堪忧。二是本案例这样预算很低的项目,无法吸引到具有研发、生产、配送、维保一条龙服务的大型家具企业参与。

(3)评审难。采用综合评分法的类似项目,方案分一般分值最重,然而评审出最优方案比较难。一是方案评分属于主观评分类别,其本身细化难度就很高,又缺少明确的对比标准,导致专家自由裁量权过大而走偏。如某企业在某地区知名度较高,专家就很容易受对企业固有看法的影响,依靠主观判断进行评判,而轻视产品的质量、售后等因素,可能造成专家印象好的企业得分就高,而专家不熟悉或印象不好的企业得分就低。二是专家不专,没有专业知识的专家很难判定投标响应文件方案的优劣,只靠感官印象进行评审给分就难以选出最优产品。

(4)验收难。因采购文件中没有产品详细的技术参数要求,虽然可以依据中标(成交)供应商的投标响应文件承诺的方案进行验收,但还是存在一定的风险。比如中标(成交)供应商的方案在验收环节承诺和表述的不够明确,“公说公有理,婆说婆有理”,履约验收过程中极易发生纠纷,存在一定的质量隐患。

几点建议

1.谨慎选择。本采购模式具有一定的局限性,在实施家具项目采购时需谨慎选择。如类似本项目这样预算较少的家具采购项目,利润相对较少,大型企业自然不愿参与,而参与的企业又大多是实力较弱的中小微企业,即使项目能够采购成功,也很难达到采购人的预期效果。又如学校、机关、部队等较为严谨的场所,通常所需要的家具都有统一的样式、色彩和规格要求,供应商根据具体参数下单生产即可,不需要进行专门的设计,所以以上情形均不建议采用本模式。但是,如图书馆、博物馆、展览馆、招商引资会议场所、旅游地带等要求体现地方特色、文化艺术气息、科技创新元素的项目,为了更好地突出项目特点和采购人意图,达到最好的采购效果,需要供应商根据项目实际情况提出设计方案,再进行量身定做,此类情形则可采用本模式进行采购。

2.现场考察。采用本采购模式,采购人应当组织已报名供应商进行现场考察,在现场考察时让供应商充分了解该项目的实际情况,包括场地性质、房屋结构、周边环境等。一是有利于潜在供应商更加公平地参与竞争。如本地供应商在前期对采购人情况了解得多一些,现场情况熟悉一些,在参与采购项目时必定会更有优势,而统一组织现场考察,就可以让所有潜在供应商都能够看到现场情况,获取到相同的基本资料,在同一“起跑线”上参与项目竞争;二是有利于潜在供应商设计理念、设计思维的开放发散,更好地迎合采购人的采购意图,从而制定出最切合项目实际的方案,推动项目成功采购。

3.详细响应。供应商在参与此类项目的采购活动时,投标响应文件中的制作过程是关键环节,评审专家只能够通过投标响应文件对供应商进行评判,能否在众多潜在供应商中脱颖而出,很大程度上取决于投标响应文件编制水平的高低。一是要尽可能的详细阐述设计理念,包括如何实现采购人的意图、设计的整体构思、想要表现的主题等;二是要制作详细的设计方案和成品效果,设计方案中要充分展示设计意图,突出项目特点、艺术气息和创新元素等,成品效果图制作详细精美且突出产品的实用性等;三要体现材料材质的选择和优势,详细说明产品采用的具体材质,根据材质特点展现产品优势以及功能等;四要说明产品的生产制造工艺,同时体现企业的生产水平、生产能力和产品质量等;五要交待产品维护保养的要求等。详细地响应采购文件,一方面能够全方位展现供应商的实力,另一方面也能够为项目完成后的履约验收提供具体标准,避免采购双方因质量问题产生纠纷。

(作者单位:乐山市公共资源交易服务中心)

责编:杨金亮
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