专业知识服务提供商
杂志订阅
投稿咨询

货物类项目投标文件制作技巧探析

2021年06月08日 作者:张啾 冯熙 打印 收藏

1623135633(1).png

  政府采购项目开标前,业主、评委对投标人的企业情况知之甚少,因此,投标文件制作水平对中标结果的影响相当明显。投标文件材料既反映了投标人对业主所提要求的响应承诺,也反映了应标企业实际的生产经营、信誉和履行合同的综合能力。关于货物类采购项目,投标人应从以下三个方面提高投标文件的制作水平。

  一、组建货物类投标文件编写组,分析编制投标文件需解决的问题

  (一)组建货物类投标文件编写组

  1.选定核心起草人

  投标文件的核心起草人是决定标书质量的关键人物,编写货物类投标文件要求核心起草人具备全面的专业知识和技能,同时还应具备良好的职业素养和管理统筹能力。

  2.核心起草人与其他小组成员的分工合作

  投标文件编写组的管理方式应类似于项目经理负责制。核心起草人负责统筹全局,初拟目录供编写组讨论决定投标文件结构,分工负责编写,指导成员对整个投标文件进行全面的修正和整理,协调投标文件中的修改细节,保证投标文件各个环节前后一致。小组成员在完成自己负责的投标文件编写初稿后,要通读整篇投标文件,反复论证,根据投标方需求提出修改意见。

  (二)分析货物类招标文件的技术要点

  1.了解招标文件中货物品类参数要求

  认真阅读,仔细分析招标文件中货物的技术参数要求、商务要求以及投标人应注意的有关事项。对照投标人的现状,对货物规格型号、技术参数、工期、付款方式等技术商务有关问题进行响应承诺。如有偏差,应在投标文件中进行详加说明。

  同时,要全面了解与投标项目相关的各个部分以及各子系统之间的相互关系,包括物品设备本身、与货物相关的配套设备、集成系统、配置软件以及安装维护等。找出与投标项目相关的各子系统的交叉融合点,结合自身情况,根据招标文件提出系统融合方案的投标文件框架。

  2.对不明之处要第一时间解决

  不同从业人员对于材料的理解可能会南辕北辙,为准确了解采购人的意图,投标人在反复研读招标文件后,遇到不明白的地方应做好标记和备注,第一时间联系招标人反映疑惑和不解,可以口头或书面寻求对方的解释,避免出现理解错误。如果招标项目涉及现场勘察环节,应积极响应采购人要求抵达现场进行勘察,力求直观、全面了解招标项目要求。

  (三)综合各方要求选定产品

  1.收集投标文件所要求的技术资料

  在全面了解业主的采购意图和需求的基础上,结合招标公告对投标文件的技术参数以及商务条款等要求,收集证明自身能够完全响应业主需求的资料。同时,结合业主对投标文件的商务条款和资质要求,充分准备能够证明投标人生产经营状况、资质水平以及企业信誉的材料。

  2.综合考量选定投标产品

  组织投标文件编制小组成员分别从货物技术参数是否符合业主需求、是否能够保证盈利的前提下正常供货、是否能够配备人员进行货物的搬运安装以及提供维护等售后服务三个方面进行综合论证,根据产品技术参数确定几个参数水平相当且规格一致的品牌产品作为备选,选择各方面最优的货物产品作为投标产品。

  二、编制货物类投标文件的技巧

  (一)注意细节,精诚合作

  制作投标文件是一项涉及面广、资料多、时间急、高强度的系统性工作。因此,科学部署,团结协作至关重要。

  1.注意时间期限,及时准备所需材料

  很多投标人准备投标文件时只是一味关注投标文件内容,没有关注截标日期,往往导致错过截标日期,错失投标机会。

  2.按公告要求缴纳保证金

  及时通知财务人员按招标文件规定的缴纳说明和缴纳方式缴纳投标保证金。

  3.收集汇总相关文件材料

  按照招标公告要求,投标文件编写组要商定收集汇总所有相关证照、资质证书、荣誉证书、业绩合同、专业人员执业证书、职称、学历证明等材料的截止时间,并在截止日期前完成所有资料汇总。所收集的复印件材料以扫描件的形式保存,方便投标文件制作时复制粘贴进行汇编,同时也为下次投标提前做准备。

  4.按工作内容进行分工

  在评标中,技术部分的内容往往分值权重较大。可先由负责技术标的编写人员按技术标的评分细则列出材料目录,再由投标项目对口部门的专业技术人员修改补充,然后分工收齐撰写、汇集的材料,尽力按评分细则顺序编排材料,让评委一目了然,加深对投标人的了解,争取在后面的评标环节获取更高的评分。

  (二)确定投标文件编写框架

  1.按照招标公告要求确定编写框架

  投标文件的编写应严格按招标公告要求提供的各部分投标文件模板的目录、相关文件格式要求确定投标文件的框架,尽量避免自行发挥。

  2.对投标文件的框架内容进行检查补充

  许多招标文件对投标文件的编写与相关文件格式要求不同或表述不同,且对投标人资格要求或评标办法中应该提交的内容有些也未体现在投标文件格式中,这些内容需投标人根据自身情况自行添加补齐。

  (三)完善正文内容需添加相关备注

  1.正文内容做到粗中有细

  为便于梳理检查,建议从业人员填写正文内容文字时可适当加粗,相关内容填写时还要注意其“备注”的文字部分说明。如报价是否需要保留几位小数,后附相关的证件或证书要及时插入复印材料等。

  2.打印投标文件后签字盖章

  经多人反复检查后确定最终版,打印投标文件正本正文部分。确定复印所需的副本份数,复印后应检查复印的文本是否清晰,有无缺页、夹页、顺序颠倒、页面倒转等现象,并按规定要求在投标文件上签字盖章。

  (四)反复检查投标文件所有内容

  1.反复检查的原因

  反复检查的原因有三。其一,制作投标文件需要一定周期,在编制投标文件周期内,市场行情瞬息万变,投标文件中的货物产品数据信息可能已不适应市场要求,甚至可能已被市场所淘汰。若不及时检查更新,有可能错失中标机会。其二,制作投标文件过程中,难免疏忽大意出现漏洞,反复检查可以有效规避漏洞。其三,制作投标文件的编写组往往不止一人,且投标文件内容繁多。反复检查可以避免投标文件前后不一、口径不连贯、表述自相矛盾等现象的出现。

  2.反复检查的具体做法

  主要检查三部分:其一,检查是否有漏项。是否百分百地响应业主的需求,货物产品类、有关规格和数量以及其他证明材料是否齐全。其二,投标文件前后表述是否一致,是否自相矛盾。其三,是否有数据错误和文本格式错误。

  (五)投标前进行打包检查

  严格按照招标公告的要求进行投标文件的包装,切勿想当然地包装。包装所需的档案袋或牛皮纸袋应尽量选择质量较好、较为厚实的材料,防止在寄送或运输过程破损导致泄露投标机密。由于业主可能同时有几项招标项目同时进行,为避免出现混淆的问题,应在装有投标文件的档案袋或牛皮纸袋封面以及快递袋装封面写明投标文件项目的名称和项目编号等信息。

  三、货物类项目投标技巧

  (一)关注相关网站,获取一手信息

  安排专人负责相关网站信息的浏览和抓取,时刻关注相关网站上的招标和中标信息。保持敏锐的“嗅觉”,挑选适合本公司业务的招标项目,在投标一开始就为本企业投标人员把好关。

  (二)精心打磨投标文件,提高编制水平

  如果投标文件只是达到招标公告的基本要求,而竞标人想在竞争激烈的评标环节脱颖而出,那么机会是十分渺茫的。因此,精心打磨一份思路明确,逻辑条理清晰,思维性强,同时兼备响应性、专业性、技巧性、特色性的投标文件更能增加中标机会。另外,建议在投标文件首页添加目录并填写评标页码索引,使得投标文件清晰明了;精心排版,插入企业特色的投标文件内容,方便评标专家阅读评分,也能让投标文件增色不少。

  (三)了解竞争对手信息,做到知己知彼

  记录收集竞争对手的各项信息,如注册会计师、高级职称的总人数,专业技术人员学历和公司荣誉、奖项、业绩的数量,同类项目的报价等。对比检查自身情况,找出不足和存在问题,及时修改和更正,同时调整投标方案,提高中标概率,增强公司竞争力。

  (四)做好维权工作,保护合法权益

  开标现场也是维权的现场。开标并不是递交了投标文件就坐等结果,而是要在开标现场时刻关注是否出现以下几种情况:

  1. 是否存在投标时间截止后,招标代理机构还接受投标文件的现象。

  2. 是否存在多次递交相关原件的现象。

  3. 是否存在投标文件内容提前泄露的现象,如对投标文件的密封性存疑或发现不符合保密要求的行为。

  4. 招标代理机构是否按招标公告规定的需求、程序和要求开展开、评标的各项相关活动。

  5. 评标委员会成员是否存在应当回避而未主动回避的行为。

  如发现以上现象,应当场向招标代理机构提出质疑。

  (五)参加开标,杜绝出现“低级错误”

  下列几个问题需特别关注,杜绝出现“低级错误”:

  预留一定时间,提前到达开标现场;细心检查所有投标人的投标材料密封情况;随身带身份证,随时接受检查;携带企业印章,以备补充证明;切勿将委托人或拟投入人员的姓名或信息填错;材料原件与复印件应保持一致等。

  综上所述,规范严谨的货物类投标文件能确保投标人在同场评标竞争中具有更大竞争优势。货物类的投标文件的制作工作涉及面广、纷繁复杂且专业性极强,想要在实际评标中一击就中并不容易。在当下市场竞争日趋激烈的形势下,必须重视投标文件的制作,认真钻研编写货物类投标文件的策略与技巧,反复精心打磨货物类投标文件的细节,才能真正提高中标率。

  参考文献:

  [1]曾松鸣.投标标书制作体会[J].智能建筑与城市信息,2007,(9):55-59.

  [2]张运哲,高春红.投标文件编制技巧[J].中国招标,2011,(3):9-11.

责编:罗帆
京ICP备16068661号-3 ©CopyRight 2018-2021 《中国招标》杂志社 版权所有