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质量管理在招标行业中的应用

2020年09月04日 作者:毛宇婷 黄志勇 打印 收藏

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  美国的创新质量、日本的精益质量、德国的可靠性质量、瑞士的精准质量等,我们尽可在世界发展中找寻一个规律:凡是世界强国都对其产品质量的发展有明确的要求并均已形成明显的特征。

  我国在2011年颁布的《质量发展纲要(2011—2020)》开篇之言中提到,“质量发展是兴国之道,强国之策。质量反应一个国家的综合实力,是企业和产业核心竞争力的体现,也是一个国家文明程度的体现。”所以,我国要想在世界市场竞争中占据领先地位,真正成为社会主义现代化强国,就必须拥有自己独特的质量特征。

  同样,对于企业而言,要想在行业市场竞争中领跑,对质量管理的成熟认知势必起到不可替代的建设性作用。近年来,为促进招标代理市场的新陈代谢和转型升级,政府出台了一系列放开招标代理市场的政策措施,越来越多的招标代理相关资质被相继取消。显然,依靠以往的关系竞争、资质竞争将逐步退出历史舞台,这便顺势为服务质量的竞争埋下伏笔。

  1.质量管理、认证、认可的定义及关系

  从单个企业以盈利为目的的角度出发,质量管理的价值在于:把顾客真实要求的产品质量转换为标准,通过对标准的严格执行,提高产品品质,刺激产品销路。由此可见,企业推行质量管理,“质量”是核心,“标准”“计量”是质量保证的依据。

  然而,在宏观经济市场中不只一家企业,那么,企业应如何在激烈的市场竞争中将自己的产品已经达到质量标准的事实证明给消费者看呢?这就需要认证。

  认证是指第三方认证机构依据程序对符合产品、过程或服务规定要求的企业给予的书面保证。第三方认证机构是完全独立、公正、以盈利为目的机构。认证的主要对象为对产品的认证和对管理体系的认证,二者均包括强制性认证和自愿性认证两种。强制性认证是指依据法律法规必须实施的认证,例如涉及人身、安全、动植物和环境方面的产品、工程等。自愿性认证是指由产品制造者、服务提供者和管理者自愿申请的认证。

  由此可见,“认证”是质量保证的证明手段。但细心的消费者还会追问,进行认证工作的第三方认证机构是否正规?这就要通过“认可”去证明。

  认可是指权威机构依据有关国际标准对认证机构、检测机构、人员注册机构及这些领域的相关人员有能力执行其特定任务的正式承认。权威机构即认可机构,具有唯一性,必须经政府部门授权且认可活动受政府部门监管。我国的认可机构为中国合格评定国家认可委员会(CNAS)。

  综上所述,企业推行“质量管理”就是对顾客需求进行计量标准化。计量标准化以合格评定为基础,质量为核心。进一步,认证与认可是对质量管理的合格性评定。其中的逻辑思维如上页图1所示。

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图1 质量管理、认证、认可的关系流程图

  2.招标代理机构在质量管理认证中的角色扮演及其应用

  委托代理关系的产生是为了消除市场的信息不对称。如图2所示,招标人作为委托方惯常通过比选的方式在众多代理机构中择优,在这一环节,招标代理机构将其获得的质量认证证书提供给招标人时就如同向招标人传递质量信任“信号”。

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图2 招标主体参与招标的流程

  同样的,招标代理机构中选后,如果被委托的项目需要投标人出具质量认证证书时,代理机构派出的项目负责人应当有能力对投标人提供的质量认证证书进行审查与验证。这是依据《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第四十四条规定,采购人或者采购代理机构应当依法对投标人的资格进行审查。

  因此,招标代理机构即要扮演获证方的角色,以获得质量认证证书的方式证明自己的实力,提高中选率。同时,也要兼顾验证方的职责,有能力对投标人所提供的质量认证证书的有效性进行专业的识别。

  2.1招标代理机构作为“获证方”时,对质量管理的应用

  为达到企业的最佳实践。笔者将招标代理行业对质量管理的应用划分为三个阶段。

  2.1.1初始起步阶段(2003—2008)

  该时期,招标代理行业面临的重点问题有两个:一是服务水平的同质化。同质化产生的根源是由招标代理的属性所造成的。(1)按法律法规进行服务;(2)有固定作业程序。二是服务质量的一般化。虽然每个作业流程相似、按章办事、操作简单,但通常一个项目经理要对应多个项目,在没有标准、规范的秩序下,工作失误的情况是不可避免的。

  质量管理的出现完全吻合了当时招标代理行业的需要。因此,大多招标代理机构开始将质量管理介入到工作中。一方面,通过制作质量体系文件与外来文件,让服务实现“简单、统一、通用、完整”成为了可能。另一方面,将内部审核、管理评审、外部审核提上工作日程,为服务的结果带来了有效的控制,同时能够对发现的问题进行汇总后给予纠正。

  第一批应用质量管理体系的招标代理企业大多是在2003年开始将其引入的,虽然与其他行业相比启动的时间较晚,但这一起步阶段可以说是让质量管理协助了各个招标代理企业从“游击队”向“正规军”的转变。

  2.1.2补充发展阶段(2008—2015)

  虽然在质量管理起步阶段招标代理企业实现了“获证”这一主要目的,并取得了前所未有的系统性指导,但其终究是舶来品。因此,要想进一步让质量管理体系为企业发挥更大的作用与价值,就要顺应本国政策、行情变动以及版本更新换代。

  该时期的质量管理体系进行了两次改版。第一次是2008年将风险管理融合到体系中。代理机构开始纷纷找出自己的内外部风险,并进行有意识的防控。第二次是2015年的 “关注组织外部情境”,使业内人士的视野范围逐渐从原来的“关起门来使劲干”慢慢扩展到“打开大门看市场”。同时,为迎合两次改版,代理机构也在不断为自己的体系文件进行更新,并按照新版本进行执行、控制。

  这一阶段多数代理机构意识到了质量管理的应用不是一成不变的,并能够在体系的引领下按部就班的前进。

  2.1.3探索突破阶段(2015—2020)

  2003年至今,众多的招标代理企业对质量管理的运用已从“落后者”“追随者”跑到了“领先者”的路口。

  笔者认为,想要变为行业的领跑者,就要有胆量进入本行业质量管理的“无人区”进行探索。冰山理论恰巧为此做了很好的铺垫。如图3所示,将可以显现出来的质量问题看做是冰山的尖角,对于这部分问题,大多招标代理机构在前两个阶段能够做到及时的纠正。然而,绝大部分问题是冰山下面那个巨大的三角底部,这部分问题是尚未发现或尚未解决的。这也正是领跑者们将要思考的方向。

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图3 冰川理论模型图

  笔者将通过举例的方式说明现阶段招标代理行业应如何利用质量管理体系进行业务突破。

  一方面是考虑将质量管理的审核工作进行纵向拓展,进一步完善审核工作细节。例如,在现阶段的质量管理评审中,对招标代理机构的财务审核通常是以客户财产保全的角度出发,检查项目是否有未退还投标保证金的风险。这项检查虽然保证了代理机构提供服务的可靠性,给客户提供的最终服务是符合标准的,但并不能证明其服务过程也是合法合规的。因此,我们可以考虑在此基础上将投标保证金的退还时间按照相关法规的要求进行审核。

  另一方面是考虑将质量管理的认证工作随招标代理产业链进行同步横向延伸。近年来,随着深化行政审批制度改革与简政放权,全过程咨询服务已成为招标代理机构未来发展方向。因此,质量管理认证工作的范围不应局限于招标这一单一环节上,代理机构也应考虑拓展其造价、监理、贸易、项目管理等服务范围的质量管理认证工作。

  2.2招标代理机构作为“验证方”时,对质量管理的应用

  在实践中,招标代理机构不仅仅扮演着被审查的角色,也同样扮演者审查者的角色。比如,政府采购项目规定代理机构和业主代表要对资格审查部分进行签字确认。如果质量管理体系认证证书作为资格审核的一部分,项目经理就需要对投标人提供的认证证书有专业的识别能力。

  笔者将实践中有关质量管理认证的常见问题进行汇总,供读者参考。

  2.2.1有关认证证书、认证机构的真伪性

  判断认证证书与认证机构真伪性的主要途径为中国国家认证认可监督管理委员会官网。核验体系证书真伪时,将证书编号与企业名称输入查询即可。核验认证机构真伪时,可对照官网中显示的从业认证机构名录进行核对。

  2.2.2认证证书的时效性

  在质量管理体系认证证书上标明了三项认证时限。一是“首次发证日期”;二是“本次发证日期”;三是“有效期至”。

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图4 质量管理体系认证证书示范图

  如图4所示,“首次发证日期”为企业第一次进行质量管理体系认证的时间,即认证机构对企业质量管理体系的初次审核时间。“本次发证日期”为企业最近一次通过认证机构审核的时间。“有效期至”是指在企业复审换证(即再次认证)的时间。

  值得注意的是,在检查投标人认证证书时,很多项目经理会误认为只要投标人提供的认证证书没有过有效期(企业复审换证的日期),那么就认定该证书是有效的。其实不然,按照ISO9001:2015新标准的要求与中国质量认证中心的规定,凡是推行ISO9001:2015新标准的组织每年至少需进行一次内部质量审核。同时,若企业在距离上次审核12个月内不能接受认证机构年度监督审核,则认证机构将暂停或撤销该企业获得的认证证书并发布公告。被暂停或撤销的认证证书属于无效认证证书,不得在投标时使用。

  如上页图4显示的质量认证证书是2018年8月16日颁发的,因此在参加2019年8月16日之后的招标项目时,此证书不可以使用。

  2.2.3旧版认证证书是否有效

  质量管理体系的认证从87版到现在的15版历经了5次变版。五次变版体现了在社会发展不同阶段,企业管理者对管理应有的思考方式。每一次更新的版本都是对前一版本在标准化上的补充升级。

  与此同时,自2018年9月15日起,国家认监委关于管理体系认证标准换版工作安排的公告(国家认监委2015年第30号)明确规定ISO9001:2015版以外版本的证书均失效。

  因此,旧版认证证书在新的管理阶段不再适用。投标人拿旧版认证证书进行投标显然不符合“适用时”原则,可以被认作为是无效的认证证书,不予以通过。

  2.2.4国外认证机构颁发的认证证书在中国境内投标是否有效

  合法正规的国外认证机构,根据当地的质量管理体系认证标准颁发的质量管理体系认证证书,参加中国境内投标仍然是有效的。但国外的认证机构要想在中国境内开展认证活动的,首先需要得到相关主管部门的批准,并且严格遵循中国的质量管理体系认证标准。

  当质量体系认证证书作为打分项时,可以对认证证书的含金量进行分档设置相应分值。比如,最低档是证书上仅有认证公司的标志(比如CQC);第二档是证书上有认可机构的标志(比如CNAS);最高档是证书上有国际认证联盟标志(IQNet)。

  2.2.5不在认证范围内的认证证书是否有效

  《认证认可条例》第二十五条规定:“获得认证证书的,应当在认证范围内使用认证证书和认证标志,不得利用产品、服务认证证书、认证标志和相关文字、符号,误导公众认为其管理体系已通过认证,也不得利用管理体系认证证书、认证标志和相关文字、符号,误导公众认为其产品、服务已通过认证。”

  也就是说,在质量管理体系认证范围中没有招标项目所要求的认证内容的,就视为该认证证书在本次招标中是无效的,对此认证证书的核查不予以通过。

  2.3对认证对象的判断

  2.3.1分支机构是否可以拿总公司的认证证书进行投标

  《公司法》第十四条规定:公司可以设立分公司。设立分公司,应当向公司登记机关申请登记,领取营业执照。分公司不具有法人资格,其民事责任由公司承担。因此,如果分支机构在质量管理体系认证考核的范围内,那么分支机构是可以拿总公司的质量认证证书进行投标的。

  但如果分支机构不在总公司质量管理体系认证考核的范围内,就视同为总公司在对业务进行有效控制和管理的审核时,没有考虑分支机构,因此,在这种情况下,分支机构就不能拿总公司的质量管理体系认证证书参加投标活动。此时分支机构可以单独开展质量管理体系的认证活动。

  2.3.2子公司是否可以拿总公司的认证证书进行投标

  《公司法》第十四条规定:公司可以设立子公司,子公司具有法人资格,依法独立承担民事责任。子公司有独立法人,需要承担独立的民事责任。因此,子公司不得拿总公司的质量管理体系认证证书进行投标。同样,总公司也不得拿子公司的质量管理体系认证证书进行投标。

  获得质量认证证书象征着企业对业务质量的控制和管理达到了合格标准,但不能代表该企业就一定是管理卓越的企业。目前,企业在追求卓越的进程中,虽然会不断引入“精益”理论、“六西格玛” 理论、“5S活动理论”等,但不管运用何种创新管理模式,“质量管理理论”仍是企业规范化管理的根基。因此,招标代理行业仍需运用质量管理体系不断探索业务问题,强化自身服务质量。

  参考文献:

  [1]中华人民共和国国务院令. 中华人民共和国认证认可条例[M]. 中国标准出版社, 2004.

  [2]《机械工业标准化与质量地》编辑部. 国务院印发《质量发展纲要(2011—2020年)》[J]. 机械工业标准化与质量, 2012(4):8-10.

责编:梁晋
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