自治区公共资源交易管理局关于征求《自治区公共资源交易平台电子档案管理办法（试行）》意见建议的通知

自治区公共资源交易管理局关于征求《自治区公共资源交易平台电子档案管理办法

（试行）》意见建议的通知

各进场交易主体：

为大力实施营商环境提质升级行动，提高利企便民服务能力和水平，不断减轻企业负担，降低制度性交易成本，我局今年建设公共资源交易电子档案系统，并起草《自治区公共资源交易平台电子档案管理办法（试行）》，现公开征求意见。请将修改意见及依据和理由，于2023年8月28日12：00前反馈。

联系人及电话：李廷秀   0951-6891002

电子邮件：nxjz6891002@.163.com

附件：自治区公共资源交易平台电子档案管理办法（试行）

                         自治区公共资源交易管理局

2023年8月22日

自治区公共资源交易平台

 电子档案管理办法（试行）（征求意见稿）

第一章 　总　则

第一条　为进一步规范自治区公共资源交易平台电子档案管理和信息共享，确保电子档案真实性、完整性、安全性、可识别性和可利用性，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国电子签名法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》《电子招标投标办法》《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）《宁夏回族自治区政府采购档案管理办法》《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》等法律法规及有关规定，结合实际，制定本办法。

第二条　本办法适用于进入自治区公共资源交易平台的各类交易项目，其在交易活动中产生的电子文件采集、整理、归档、管理。

　　第三条　本办法所称电子档案，是指进入自治区公共资源交易平台的各类公共资源交易活动中产生的以项目（宗）为单位，按照一定的顺序编排，内容完整、数据准确、能反映公共资源交易真实情况，具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件和元数据。电子档案除法律法规规定不适用的情形外，与对应的纸质档案具有同等效力。

公共资源交易电子文件（以下简称“电子文件”），是指在公共资源交易过程中，通过计算机等电子设备形成的文字、图表、图像、音频、视频等数字格式的各种信息记录，以数据电文形式存储于磁盘和光盘等载体，依赖计算机系统等电子设备阅读、处理、存储并可在通信网络上传输的文件。电子文件由内容、结构、背景组成。

公共资源交易元数据，是指描述电子文件和电子档案内容、背景、结构及其管理过程的数据。可对文件进行详细、完整、全面、规范的描述，保证电子文件能准确理解和有效检索，有效支持电子文件的维护、管理、利用和长期存取。

　　第四条　项目交易过程中所形成的电子档案由电子档案管理系统在宁夏政务云平台上统一存储。自治区及五市交易中心明确要求另行存储的除外；对于统一存储的电子档案，自治区及五市交易中心可自行下载到本地进行备份。

　　第五条　电子档案管理工作应遵循依法依规、标准统一、记录完整、合理利用、安全保密的原则，通过信息化手段，确保电子档案的合法性、真实性、可靠性、完整性、可用性与安全性。

第六条　电子文件归档和电子档案管理工作接受同级档案行政管理部门的指导、监督。

自治区公共资源交易管理局负责公共资源交易平台电子档案管理系统的建设、管理、运维工作。

按照“谁受理，谁负责”的原则，各级公共资源交易中心负责对本级进场交易项目电子档案的收集、归档、保管、移交、查询等实施全过程管理，承担本地进场项目交易活动档案归集、管理、利用和销毁的主体责任。

自治区公共资源交易平台信息技术部门应当为公共资源交易电子文件归档和电子档案管理工作提供日常信息技术支撑，为电子档案数据采集、存储、备份、迁移等工作提供保障。

第二章　电子档案的构成

　　第七条　公共资源交易活动有关文件的形成、归档、保管、移交等应使用电子文件的方式，不能在线归档的纸质文件，应当扫描后形成数字副本一并归档。除法律、行政法规另有规定外，电子文件不再以纸质形式归档、保存和移交。

　　第八条　电子档案在形成过程中，应当符合国家法律法规等规定的原件形式。

第九条　符合下列条件的电子档案，视为满足规定的电子档案原件形式：

（一）能够真实表现所载内容并可供随时调取查用；

（二）能够保证电子文件及其元数据自形成起，内容完整、来源可靠，未被非法更改；

（三）在信息交换、存储、读取和显示过程中发生了形式变化但不影响电子文件内容的真实、完整；

（四）采用符合国家标准的电子文件存储格式，并能够确保长期有效读取。

第十条　电子档案按照“一项（宗）一档”的要求，以“件”为单位，将交易过程中产生的电子文件、元数据、操作痕迹数据、音视频等数据进行整理，根据项目的时间、类别、存档期限等信息统一编号并归档（各类交易项目电子档案内容详见附件）。

第十一条　电子档案包括但不限于以下内容：

（一）电子文件归档范围包括但不限于：注册登记文件、交易发起文件、交易响应文件、评审过程文件、质疑答复、投诉处理决定、见证、交易结果等交易活动记录及其他有关文件、资料。

（二）电子文件应归档元数据包括但不限于：立档单位名称、档案门类代码、类别代码、项目名称、项目编号、年度、保管期限、页数、文件题名、文件编号、责任者、日期、计算机文件名等。

（三）公共资源交易监控录像电子文件归档范围包括但不限于：交易文件签收、开评标（挂牌、拍卖）、交易和专家抽取等交易活动录像记录。

（四）监控录像电子文件应归档元数据包括但不限于：立档单位名称、档案门类代码、类别代码、项目名称、项目编号、年度、保管期限、责任者、格式信息、编辑者、摄录时间、编辑时间、时间长度、总帧数、内容起始时间、内容结束时间、分辨率、帧率、视频比特率等。

（五）法律法规规定的其他文件及数据资料。

第三章　电子档案的存储和保管

第十二条　电子档案应当采取在线或离线存储的方式进行存储。离线存储应当以单个项目电子档案为存储单元，选用耐久性较好的载体，储存于防外磁场干扰、防火、防潮、防高温、防尘、防光环境。保存载体和装具上应制作标签，注明电子档案名称、保管期限、归档日期等。

第十三条　电子档案管理系统在档案归档完成后，以“档号--项（宗）目名称”方式自动生成电子档案名称，并为电子档案加盖能够标识所在公共资源交易平台身份的标识或水印。

第十四条　电子档案管理系统对所归集电子文件自动进行检测和鉴定。对检测鉴定发现归集错漏的电子档案，应当及时进行追溯、补正，无法补正的应在电子档案管理系统中注明原因。

第十五条　电子档案及其元数据、电子档案管理系统及其配置数据、日志数据等应当实施近线、离线备份，也可异地容灾备份。

电子档案每年进行一次抽样机读检验，光盘每两年抽检一次,抽样率不低于10%；磁带每年抽检一次,抽样率不低于 5%,并每三年倒带一次；对发现的问题要及时采取相应措施解决。

第十六条　各招标人、采购人、出让人、转让人、交易人是电子档案管理主体，承担本单位交易活动档案归集、管理、利用和销毁的主体责任，必须在三个月内自行下载到本地进行备份或打印装订归档。音视频资料由各级公共资源交易中心刻录光盘后保存，各档案管理主体经申请后可调阅。

第十七条 电子档案保管期限应当根据有关法律、法规和政策文件规定执行。

第四章　电子档案的利用、移交和销毁

第十八条　有关单位、个人因需要查阅电子档案的，应当参照《中华人民共和国政府信息公开条例》等法律法规规定向保管该档案的公共资源交易中心办理查阅申请。

第十九条　电子档案原则上不得复制。纪委监委、法院、检察院、公安机关、行政监督及审计等部门，因查办案件、处理投诉举报、履行审计工作职责等原因需复制电子档案的，可通过电子监督系统在线发起档案查阅、下载申请后，在电子档案管理系统中按照流程通过审批后方可查阅、下载。

自治区及五市交易中心出具电子档案应列出材料清单，并在材料清单中加盖档案证明电子专用章，加盖档案证明电子专用章后不再提供纸质档案材料。

第二十条　任何可以接触到电子档案的单位和个人，应当严格遵守国家有关档案工作的法律法规规定，不得擅自公开电子档案信息，也不得将电子档案信息用于任何商业目的。

第二十一条　电子档案的统计分析，应按照档案统计年报要求及实际需要，按年度、保管期限、密级、卷数、件数、大小、格式、时长、销毁、移交等要素，对电子档案数量等情况进行统计。

可按年度、档案门类、保管期限、卷数、件数、利用人次、利用目的、复制、下载等要素对电子档案利用情况进行统计，并利用相关统计数据开展电子档案利用效益分析。

第二十二条　对有关法律法规规定需要公开的电子档案信息，按照规定要求在本级公共资源交易平台电子服务系统向社会公开。

各级公共资源交易中心应当按照国家有关规定向本级档案部门移交电子档案，移交工作按照《各级各类档案馆收集档案范围的规定》《电子档案移交与接收办法》等规定执行。

第二十三条 超过存档期限的电子档案，按照有关规定和程序予以销毁。电子档案的销毁应严格按照档案销毁的有关规定与程序执行。

第五章　监督管理

第二十四条　有下列情形之一的，对直接负责电子档案管理的主管人员或者其他责任人员按照有关规定给予相应的处分，涉嫌犯罪的，依法追究其刑事责任：

（一）电子档案管理不符合真实、完整、可用和安全保密要求的；

(二)不按照规定移交或者接收电子档案的；

(三)不按照规定提供电子档案的；

(四)损毁、丢失、篡改、伪造电子档案的；

(五)擅自提供、复制、公布、销毁电子档案的；

(六)擅自出卖电子档案的；

(七)玩忽职守，造成电子档案损失的。

第二十五条　招标人、采购人、出让人、转让人、交易人、代理机构等有下列情形之一的，记录异常行为档案，并限期整改；情节严重的，推送有关部门依纪依规予以处理：

　　（一）不按照规定时间提交电子文件核验的；

（二）提供虚假电子文件的；

（三）提交电子文件缺失、错误、信息不完整的；

（四）拒不配合补正和整改落实的。

第六章 附则

第二十六条　本办法由自治区公共资源交易管理局负责解释。

第二十七条　本办法自2023年11月1日起施行。

附件：1.工程建设项目交易电子档案归档清单

2.政府采购项目交易电子档案归档清单

3.国有产权交易电子档案归档清单

4.医药采购交易电子档案归档清单

5.土地使用权出让交易电子档案归档清单

6.矿业权出让交易电子档案归档清单

7.用水权交易电子档案归档清单

8.排污权山林权交易电子档案归档清单

9.山林权交易电子档案归档清单

自治区公共资源交易管理局

　2023年8月　日

附件1

附件2

附件3

附件4

附件5

附件6

附件7

附件8

附件9