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关于建设政府采购咨询数据库的思考

2022年08月12日 作者:李海燕 郑妍 张讴东 打印 收藏

加强政府采购需求管理,是深化政府采购制度改革的内在要求,也是提高政府采购效率和采购质量的重要保证。为更好地落实《政府采购需求管理办法》(财库〔2021〕22号,以下简称“22号文”)的相关要求,提升政府采购相关当事人的业务支撑和服务能力,开展政府采购咨询数据库系统建设势在必行。


建设政府采购咨询数据库的必要性


建设政府采购咨询数据库是采购人科学制定采购需求的需要

按照22号文相关规定,采购人组织确定采购需求和编制采购实施计划,并实施相关风险控制管理。然而,采购人在市场供给、价格信息、影响产品质量性能关键指标等方面缺乏科学客观系统的认知,不得不依赖潜在投标人提供的建设方案制定采购需求,是当前的惯用模式,这样产生的采购需求不可避免地带有潜在供应商的倾向性烙印,这也是采购需求被质疑、中标价(成交价)偏离市场定价、项目建设成果与实际需要不相适应等情况发生的重要原因。

通过开展政府采购咨询数据库建设,提炼核心采购需求数据,提供采购全过程的数据分析服务,有利于采购人有效落实各类政府采购政策,科学制定采购需求,提高资金使用效率,有利于预防围标串标行为的产生,有利于营造统一开放、公平竞争、透明阳光的市场环境。

建设政府采购咨询数据库是咨询机构业务发展的需要

招标代理行业取消资质认定、全面实现市场化后,行业内竞争进一步加剧。开展政府采购咨询业务将成为综合能力全面、实力强劲的代理机构未来发展的主要方向,采用数据手段辅助业务优质发展刻不容缓。

开展政府采购咨询尤其是采购需求编制,通常需要大量的市场调查数据做支撑。传统的工作方式是咨询人员通过政府采购网等平台人工查询既往项目信息,通过企业官网、电商平台等渠道查询产品的配置、市场价格等,费时耗力。而咨询人员的严重短缺恰恰是采购需求编制的软肋。此外,采用人工查询方式,数据获取渠道单一,全能型业务能手支撑力度不足,极易导致采购需求和预算编制不准确,降低咨询服务质量,咨询业务执行风险较高。

开展政府采购咨询数据库建设,充分发掘同类项目数据价值,有利于咨询机构协助采购人科学制定采购需求,提升采购工作的质量和效率,推动咨询机构业务的进一步发展。

建设政府采购咨询数据库是行业发展的趋势

因招标信息受地域限制的影响,招标采购过程中采购需求数据信息不明确、渠道来源单一,项目相关指标参数完备性欠缺,产品价格不透明、信息不共享,采购需求编制人员难以对采购预算进行合理分析,导致采购成本不精确,造成资源浪费。

22号文于2021年7月1日正式实施,其进一步明确了采购人在采购需求编制工作中的主体责任,对政府采购从业人员提出了更高要求。实践中,可将政府采购需求管理结合采购大数据的采集、整理、储存、分析、应用等技术进行运用,进一步提升采购成本控制、采购过程监管体系建设、采购信息化建设等能力,从而优化采购流程、规范评审秩序、精细化管理评审专家,有效防范治理不正当竞争,切实解决政府采购项目建设过程中遇到的诸多难题,并推动形成新的行业生产力。


政府采购咨询数据库应具备的特点


政府采购咨询数据库应具有前瞻性

经调研,当前在造价咨询领域有“慧讯网”等数据库,项目公告信息查询有“乙方宝”等APP,两类系统均存在一定的局限性。“慧讯网”需大量的人力维护,“乙方宝”仅收集项目招标公告,信息内容相对单一。市场上尚无成型的政府采购咨询数据库。政府采购咨询数据库建设的市场前景广阔,必须具有创新性和前瞻性。

政府采购咨询数据库应具有技术先进性及可扩展性

目前,随着信息化手段的广泛运用,各地电子化交易平台应运而生,采购效率不断提高。政府采购咨询数据库的建设应配合各种采购模式的电子信息化管理和运作,与现有电子化交易平台、招采信息发布平台、产品信息平台等系统有效对接,从而实现数据自动抓取、实时更新等功能。因此,政府采购咨询数据库的建设应具备技术的先进性。

随着政府采购咨询业务的发展,未来数据库系统还可能与电子化交易系统、招标采购管理系统等对接,政府采购咨询数据库必须具有可扩展性。另外,为简化使用操作,政府采购咨询数据库与电子化交易平台应尽可能保持风格一致,简单易用。

政府采购咨询数据应具有广泛性

当前市场上同类数据库信息均较为单一,如“慧讯网”仅包含建筑材料、装饰材料、室外景观、给排水设备、暖通设备、电气设备等类别。根据《政府采购品目分类目录》,政府采购项目含50余大类、数千个品目,预算单位涉及国家机关、事业单位和团体组织等,特别是高校、公立医院的政府采购普遍具有项目品目杂、数量多、金额大等特点。政府采购咨询数据必须满足广泛性的要求,数据量大,能够突破地域和行业限制。

政府采购咨询数据分析应实现智能化

政府采购咨询数据库建立后,系统将逐步积累数据。利用大数据分析为采购需求管理提供有力支撑,确保信息系统既为采购所用、也可为预算编制所用,充分发挥政府采购系统的数据优势,形成集约效应。政府采购咨询数据分析的智能化,有助于使用者根据项目建设需要多维度采集数据,形成分析成果,为采购提供精准的决策依据。


政府采购咨询数据库的主要功能和作用


历史项目数据模块

按照22号文第十条规定,采购人可以在确定采购需求前,通过咨询、论证、问卷调查等方式开展需求调查,了解相关产业发展、市场供给、同类采购项目历史成交信息,可能涉及的运行维护、升级更新、备品备件、耗材等后续采购,以及其他相关情况。目前,政府采购咨询机构多为传统的政府采购代理机构,执业重点侧重于完成招标代理流程,就专业能力和资源储备而言,尚不具备提供专业咨询数据的条件。

鉴于当前尚未建立政府采购咨询数据库的实际情况,开展采购需求调查时,相关人员往往无处咨询,主要采用专家论证和面向市场主体开展调查的方式。在政府采购评审专家库中,评审专家多为机关、高校等在职或退休人员,其特征为懂技术但不了解市场,无法提供相关产业发展、市场供给、同类项目历史信息等参考数据。而采用面向市场主体调研的方式,恰恰需要对市场主体的代表性进行充分调查,再予以分析说明,工作量大、耗时较长。

因此,政府采购咨询数据库将是未来开展政府采购需求调查的重要咨询渠道。数据库中的数据主要来自历史项目,包含以下两方面:一是各招标采购信息发布平台发布的采购公告、中标(成交)结果公告,如财政部门、发展与改革部门、住建部门等行业主管部门信息发布平台等;二是使用者自有项目的信息,如政府采购代理机构完成的项目数据信息,这些可以为采购咨询工作提供大量真实、可靠的参考数据。

供应商信息数据模块

供应商是采购需求调查的最主要的市场主体之一。通过收集、汇总包括供应商的主要经营范围、主要产品、历史成交信息在内的多方面内容,并对其进行分类,使用者可在数据库中根据实际需求多维度选择编制采购需求所需的信息。供应商信息数据主要来源除招标采购信息发布平台外,政府采购代理机构完成的项目中参与的供应商数据量巨大,是最优资源。以某代理机构为例,该机构年代理完成项目数量超6000个,其中政府采购项目3000余个,供应商参与数量30000余个次,对相关数据进行收集、整理、分析,可构成政府采购咨询数据库的另一个重要资源。

产品信息数据模块

采购需求是采购人为实现项目目标,拟采购的标的及其需要满足的技术、商务要求。政府采购项目具有同品目、多频次采购的特点,产品信息数据模块收集、整理同类产品的价格、技术等信息,为采购需求编制提供重要参考依据。

产品信息数据来源主要有招采信息发布平台,同类项目采购文件、供应商响应文件,生产或销售企业官网,各大电商平台以及政府采购电子商城等。

咨询专家信息模块

政府采购评审专家库、建设工程项目评标专家库和国际招标专家库等,通常是主管部门为满足项目评审需要建立的评标专家库,专家数量较多,但仅就专家学历、职称、年龄等方面提出要求。即使是同一专家库内专家,在技术专长、行业经验、对采购法律法规熟悉程度等方面,也存在个体差异。对此,进一步挖掘和甄选具备政府采购咨询及论证能力、责任心强的咨询专家,详细整理记录专家的专业方向、工作时间特点等,形成咨询专家信息模块,为采购人或咨询机构提供政府采购咨询和论证服务是非常必要的。

其他模块

搭建数据库平台过程中,咨询机构尤其是政府采购代理机构自身的项目数据是平台数据的重要来源。无缝对接数据库与采招平台,形成完整数据链,可大大提高咨询机构的竞争力。完整的政府采购咨询数据库还应包含统一规范的采购需求管理业务模块和电子化招采模块。


建设政府采购咨询数据库需具备的条件


具有前瞻意识

政府采购咨询业务是新兴的领域,当前,涉足政府采购咨询领域的专业机构不多。以湖北省为例,截止到2022年4月14日,在湖北省政府采购网登记备案的政府采购代理机构2069家,但能开展政府采购咨询业务的机构屈指可数,且业务水平参差不齐,少数机构抓住行业发展的新机遇,领先市场,随着业务量的剧增,人力资源的匮乏,信息化手段的运用成为必然。

传统的政府采购代理机构如能抢占先机,借政府采购制度改革的东风,加速转型,从单一的代理业务转型至专业技术能力更强的复合型咨询业务,那么,随着自身业务量的增加和政府采购咨询行业的不断壮大,数据库必将为代理机构带来新的商机,形成新的核心竞争力。

多专业整合

政府采购咨询数据库的建设需要多专业的配合,如软件开发、造价、咨询、政府采购、法律等,缺一不可。具有软件开发能力、较强政府采购业务能力、熟悉政府采购法律法规及业务流程的机构和人员凤毛麟角。寻找专业伙伴,配合咨询机构共同完成政府采购咨询数据库的建设,是比较可行的做法。

以重点行业项目为突破口

政府采购咨询数据库离不开项目支撑,否则就失去了存在的价值和意义。

经查询,以湖北省省级政府采购项目为例,2021年4月至2022年3月,湖北省政府采购网共发布政府采购招采公告13126项,其中高校5434项、公立医院450项,高校和公立医院政府采购项目数量占当年全省政府采购业务量的45%。随着公立医院政府采购全口径管理的推进,预计这一比例可上升至60%以上。高校和公立医院的政府采购项目品目覆盖较广,几乎涵盖除专项采购以外的所有政府采购品目。如政府采购数据库能实现与具有代表性的高校和公立医院采招系统对接,以其采购品目为数据板块构建蓝本,该数据库未来可期。

汇聚和承载行业海量数据资源,构建政府采购咨询领域数据智库,面向全社会提供数据信息、分析预测和决策参考等服务,这对行业现有业务模式和协作方式将带来革命性影响和重塑,发展潜力和增值空间巨大,是一片充满想象力的新蓝海。


责编:戎素梅
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