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论国企采购管理实践及优化路径

2021年10月15日 作者:王玉珍 打印 收藏

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  随着国家相关部门对采购管理要求的不断深化,我厂围绕“坚持规范管理不动摇,外树严格规范形象,内促规范制度落实”的总要求,明确目标,找准着力点,以有力措施,在确保规范的基础上提高管理效能。

  主要做法

  我厂既注重采购管理创新,又兼顾采购效率,从项目策划、综合培训、过程管理、评价反馈、成果标准化五方面着手,提高采购效能。

  项目策划

  1.确立主线

  2021年年初,结合国家政策、行业采购管理要求及我厂采购管理实际,在厂领导的指导下,确立以“规范采购管理”为主线,策划组织开展采购管理创新实践工作。

  2.制定措施

  以开展“规范采购管理”竞赛为抓手, 持续提高项目实施质量,加强企业对采购工作的规范管理。与监督部门、财务、审计、法律与改革科、采购实施部门多次讨论,成立以厂领导为组长的竞赛领导组,以采购业务链所有部门为成员的评审组,制定年度“规范采购管理”竞赛方案,确定竞赛规则,分别从采购系统操作规范性、采购文件编写质量等方面实施创新管理,参赛范围为年度实施完成的项目。

  综合培训

  1.综合培训

  对项目部门领导及业务员、评标专家等进行采购法律法规、标书及谈判文件编写规范、评标方式选择应用等系列实务培训,协同各主管部门开展采购工作业务链培训,依托企业内训师资源,采购办、审计科、技改办相关专业人员共同围绕采购、合同、投资等采购业务链的重点环节,自主开发课程和知识点应知应会学习资料库,交流了采购、合同、投资等方面的法律法规和制度标准、采购管理系统流程操作及注意事项等。培训侧重于解决工作中的实际问题和实操经验的分享,加强员工对采购管理工作的系统理解和认识。

  2.业务测试

  开展规范采购管理业务测试,采购办、技改办、审计科针对采购管理相关法律法规、标准制度及工作中的问题等要点编制了学习资料库,提前发给项目部门学习,通过以考促学,巩固和加强项目人员对采购管理应知应会业务知识的理解和认识,持续提升业务能力水平, 更好地强化项目采购实施质量。

  过程管理

  1.真招有法,兼顾规范与效率

  (1)零散常规采购

  对此类项目采用定点供应商招标,严格采购方式的选择,做到“应招尽招”,同时兼顾采购效率。如对于企业年度各项培训,通过公开招标确定多家培训合作方,不仅规范了采购流程,而且提高了工作效率。

  (2)小额采购

  对此类项目合理分类合并,提高项目总预算,吸引潜在供应商,确保充分竞争,真正做到“真招实招”,提高了工作效率。如企业投影仪购置、扫描仪购置、复印机购置等项目合并实施公开招标;各部门的各类劳保用品采购,合并招标。

  (3)公开招标流标

  对此类项目,规范审核流程,编制标准化模板《流标分析记录表》,组织实质性审查,论证投标人资质要求的合理性、招标文件有无不合理条款等,明确流标原因及解决方案。针对公开招标流标变更采购方式,我厂首选转为竞争性谈判,多方寻找潜在供应商,实现充分竞争,最大限度地维护企业利益。

  2.“采购管理系统”规范化

  (1)前期存在问题

  按照公司规定,需在采购管理系统上规范完成立项、采购申请、开标申请、结果申报、公示、合同等。项目人员在填报时易出现采购名称、内容、预算与计划不符、供应商名称有误、评标记录未上传等问题。

  (2)主要做法

  针对以上情况,原因可归为项目人员对采购标准流程不熟练,未完全掌握操作方法等。对此,采购办从做好服务的角度着手,开展“规范采购管理”业务培训,重点讲解采购流程、采购管理系统操作方法、各环节易出现的问题及解决方法等。编制《采购工作指导手册》,涵盖采购流程图、采购管理系统操作流程及各环节填报注意事项、采购工作各类模板记录等,提供给项目人员参阅使用。

  (3)主要成效

  通过培训学习和《采购工作指导手册》的使用,项目人员掌握了采购流程及操作方法,提高了项目实施质量和效率。

  3.采购文件模板标准化

  采购文件的优劣直接关系到整个招标采购活动的质量,提高采购文件的编写质量,是深入贯彻精益管理思想的重要切入点。全面梳理采购文件编制中出现的问题和重要事项,总结归纳编写经验,分别从编制和评审两大环节,形成《采购管理工作经验交流〈采购文件编写及评审〉》,明确采购文件评审和编写重点内容,不断提升采购文件的编写审核质量。建立公开招标、谈判、询价采购文件标准化模板,规范文件编写格式、具体内容等,切实规范采购文件的编制质量,提高采购人员的编制效率。

  4.供应商评价系统化

  (1)评价

  加强合格供应商评价管理,组织对产品和服务质量等进行跟踪评审,对评价不合格的供应商,取消其供应资格,提升供应商服务质量,降低采购风险成本。为提高评价的系统性和合理性,明确了评价人员、评价方法和要求,要求评价时制定评价标准和具体分值,对供应商的经营资格、产品与服务质量、技术满足、交货期、服务态度和及时性等方面进行总评价。

  (2)建档

  依据相关职能部门评审意见,动态管理合格供应商名录,我厂针对工程、物资和服务采购项目,分别建立了合格供应商名录及档案。

  5.采购档案管理标准化

  对不同采购方式、采购情况,建立采购过程资料目录,制定《采购档案管理办法》。开展标准宣贯,组织各项目人员执行标准,不断加强资料完备、规范,强化采购档案管理,实现采购项目卷宗的标准化管理。编制“一项一卷”核查标准,对采购项目实施是否规范、档案是否完备等情况进行监督检查,推进采购项目规范管理和卷宗标准化管理。

  评价与集中反馈

  今年上半年,我厂采购办、监督部门对已完成的项目,从采购管理系统操作规范性、市场信息收集充分性、代理机构评价、供应商管理等九方面进行阶段性评价。编制《“规范采购管理”工作通报》,并对应项目部门、人员、问题类别、改进情况等方面,向项目实施部门集中反馈,促进我厂采购项目质量的提升。

  结语

  国企如何不断提高采购质量,为国家节约更多资金、创造更多价值,是一个需要经过认真思考和长期实践来完成的重要课题,我们将不断探索,为国家履职尽责。

  参考文献:

  [1]李瑶.张石岩,现代采购管理对提升企业竞争力的探讨[J],中国市场,2018年35期.

  [2]凌婉青,国企采购管理模式的发展阶段与创新路径,[J],企业改革与管理,2018年20期.

责编:戎素梅
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